Kişisel verilerin hukuka aykırı işlendiği ya da bir ihlal sonucu üçüncü kişilerin eline geçtiği durumlarda, 6698 sayılı Kanun doğrudan Kurula gitmeye değil, önce veri sorumlusuna başvurmaya dayalı bir sıra öngörür. Bu sıranın atlanması, esasen haklı bir şikayetin esastan değerlendirilmemesine yol açar.
Ön Başvurunun Şekli
Başvuru, ilgili kişinin kimliğini tespite elverişli biçimde ve talebi açıkça belirtilerek yapılmalıdır. Talebin hangi veriye, hangi işleme faaliyetine ve hangi hakka ilişkin olduğu yazılmazsa veri sorumlusunun cevabı da genel kalır ve sonraki aşamada tartışma yaratır. Başvurunun yapıldığı tarihin ispatı için kayıtlı elektronik posta, noter ya da veri sorumlusunun ilan ettiği başvuru kanalının çıktısı saklanmalıdır.
Cevap Süresi ve Şikayet Penceresi
Veri sorumlusu talebi en kısa sürede ve Kanunda öngörülen azami süre içinde sonuçlandırır. Cevabın yetersiz bulunması, talebin reddedilmesi veya hiç cevap verilmemesi halinde Kurula şikayet yolu açılır; ancak bu yol da cevabın öğrenildiği tarihten ve her halde başvuru tarihinden itibaren işleyen sürelere bağlıdır. Bu iki tarihin karıştırılması, şikayetin süre yönünden incelenmemesine neden olabilir.
Şikayet Dosyasında Bulunması Gerekenler
- Veri sorumlusuna yapılan başvurunun tam metni ve gönderim belgesi
- Alınan cevap ya da cevapsız kalındığını gösteren kayıt
- İhlalin varlığına ilişkin bildirim mesajı, ekran kaydı veya üçüncü kişi yazışmaları
- Aydınlatma metni ve varsa alınan açık rıza örneği
- Zarar doğduysa bunu somutlaştıran belgeler
İhlal Bildirimi ve Paralel Yollar
Veri sorumlusu bakımından ihlalin ilgili kişilere ve Kurula bildirilmesi ayrı bir yükümlülüktür; bu bildirimin yapılmamış olması şikayette ayrıca ileri sürülebilir. İnternet ortamındaki yayınlar bakımından 5651 sayılı Kanun kapsamındaki erişimin engellenmesi yolu, Kurula şikayetten bağımsız işler. Genel hükümlere göre tazminat talebiyle adli yargıda dava açma imkanı da saklıdır; idari süreç bu davanın yerini tutmaz.
Takvim Kurulumu
- İhlalin öğrenildiği tarih kaydedilir.
- Veri sorumlusuna yazılı başvuru yapılır ve gönderi delili saklanır.
- Cevap süresi takvime işlenir.
- Gelen cevaba göre şikayet, dava veya her ikisi birlikte planlanır.
Yukarıdakiler genel bilgilendirme amacı taşır. İşlenen verinin niteliği ve veri sorumlusunun konumu izlenecek yolu değiştirebileceğinden, başvuru metnini göndermeden önce hukuki destek almanız uygun olur.