VERBİS kaydı, veri sorumlusunun hangi verileri hangi amaçla işlediğini beyan ettiği kamuya açık bir sicildir. İlgili kişi için değeri şuradadır: şikâyet dosyasında karşı tarafın kendi beyanı ile fiili uygulaması arasındaki çelişki gösterilebilir. Bu rehber, VERBİS temelli uyuşmazlıklarda Kurula şikâyet sırasının nasıl kurulacağını ve hangi adımın atlanması halinde başvurunun esasa girilmeden reddedileceğini ele alır.
Veri Sorumlusuna Başvuru Basamağı Neden Atlanamaz
6698 sayılı KVKK, Kurula şikâyetten önce ilgili kişinin doğrudan veri sorumlusuna başvurmasını arar. Veri sorumlusunun talebi en geç otuz gün içinde sonuçlandırması gerekir. Talep reddedilir, yetersiz cevaplanır veya süresinde cevaplanmazsa şikâyet yolu açılır; şikâyet için de cevabın öğrenildiği tarihten itibaren otuz gün ve her halde başvuru tarihinden itibaren altmış günlük süre işler. Doğrudan Kurula yapılan şikâyet, bu basamak tamamlanmadığı gerekçesiyle işleme alınmaz ve bu sırada süreler tükenebilir.
VERBİS Kaydı Dosyada Nasıl Kullanılır
- Sicilde beyan edilen veri kategorileri ile fiilen toplanan verilerin karşılaştırılması
- Beyan edilen saklama süreleri ile silme talebine verilen cevabın uyumu
- Yurt dışına aktarım beyanı ile uygulamadaki aktarım arasındaki fark
- Kayıt yükümlülüğü bulunmasına rağmen sicilde hiç yer almama durumu
- İrtibat kişisi bilgisinin güncel olmaması nedeniyle başvurunun ulaşmaması
Başvurunun Kanıtlanabilir Yapılması
Uygulamada en çok tartışılan nokta, başvurunun yapıldığının ispatıdır. Noter ihtarnamesi, kayıtlı elektronik posta veya veri sorumlusunun ilan ettiği başvuru kanalı üzerinden yapılan bildirim, hem tarihi hem içeriği belgeler. Adi e-posta ile yapılan başvuruda gönderim kaydı saklanmalı, otuz günlük cevap süresinin başlangıcı buna göre hesaplanmalıdır. Talep metni de belirli olmalıdır: silme mi, düzeltme mi, aktarılan üçüncü kişilere bildirim mi isteniyor açıkça yazılmalıdır.
Kurul Kararından Sonra Hangi Kapı Açılır
Kurul şikâyeti esastan inceleyip karar verir. Bu karar bir idari işlem niteliğinde olduğundan, aleyhe sonuç halinde idari yargı yolu gündeme gelir ve dava süresi kararın tebliğinden işlemeye başlar. Veri sorumlusuna uygulanan idari para cezasına itirazın hangi mercie yapılacağı ise yürürlükteki düzenlemeye göre belirlenmelidir; bu noktada yanlış merci seçimi en sık karşılaşılan usul hatasıdır. Kararda belirtilen kanun yolu, süre ve merci bilgisi mutlaka esas alınmalıdır.
Sık Görülen Usul Hataları
- Başvuru ve şikâyet sürelerinin ayrı ayrı hesaplanmaması
- Talebin genel ifadelerle yazılıp somut veri veya işleme faaliyetine bağlanmaması
- Aynı olay için hem ceza hem idari yolun aynı dilekçede karıştırılması
- VERBİS ekran çıktılarının tarihsiz saklanması
Buradaki açıklamalar genel çerçeve niteliğindedir. Her veri işleme faaliyetinin hukuki sebebi ve niteliği farklı olduğundan, somut olayda dosyanızı bir hukukçuyla birlikte değerlendirmeniz sağlıklı olacaktır.