Kişisel verilerine ilişkin bir talebi karşılıksız kalan ilgili kişi doğrudan Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na gidemez. 6698 sayılı Kanun, önce veri sorumlusuna başvurulmasını öngören iki aşamalı bir yapı kurar ve bu yapıdaki süreler kaçırıldığında şikâyet usulden reddedilebilir. Aşağıda VERBİS kaydı bulunan veya bulunması gereken veri sorumluları bakımından bu akış ele alınmaktadır.
Zorunlu İlk Aşama: Veri Sorumlusuna Başvuru
İlgili kişi, kimliğini tevsik eden bilgilerle birlikte veri sorumlusuna yazılı olarak veya Kurulun belirlediği diğer yöntemlerle başvurur. Veri sorumlusunun VERBİS'te yayımlanan irtibat bilgileri bu aşamada işlevseldir: doğru adrese yapılmayan başvuru, sürenin işlemeye başlamasını tartışmalı hâle getirir. Başvuruda hangi hakkın kullanıldığı açıkça belirtilmelidir; verilerin işlenip işlenmediğini öğrenme, düzeltme, silme veya aktarıldığı üçüncü kişileri öğrenme talepleri farklı sonuçlar doğurur. Veri sorumlusu, talebi en geç otuz gün içinde sonuçlandırmakla yükümlüdür.
İkinci Aşama: Kurula Şikâyet Penceresi
- Başvuru reddedilirse veya verilen cevap yetersizse, cevabı öğrenme tarihinden itibaren otuz gün içinde şikâyet yoluna gidilir.
- Her hâlde ilk başvuru tarihinden itibaren altmış günlük süre işler; bu pencere kaçırıldığında şikâyet incelenmeyebilir.
- Veri sorumlusu hiç cevap vermemişse, otuz günlük yasal cevap süresinin dolması beklenerek şikâyet süresi hesaplanır.
- Şikâyet dilekçesine başvuru örneği, gönderim kaydı ve varsa cevap yazısı eklenmelidir.
VERBİS Boyutu Veri Sorumlusu İçin Ne Anlama Gelir
Sicile kayıt yükümlülüğü, kayıt yaptırmakla bitmez; işleme faaliyetleri değiştiğinde bildirimin güncellenmesi gerekir. Kurula intikal eden bir şikâyette, VERBİS beyanı ile fiilî işleme faaliyeti arasındaki uyumsuzluk çoğu zaman ilk sorulan husus olur. Bu nedenle veri sorumlusu tarafında savunma hazırlığı, envanterin ve saklama sürelerinin gözden geçirilmesiyle başlamalıdır. Aydınlatma metinleri, açık rıza kayıtları ve veri işleyenlerle imzalanan sözleşmeler tek dosyada toplandığında, cevap yazısı çok daha tutarlı kurulur.
İdari Yaptırıma Karşı Yol ve Uzlaşma Alanı
Kurul kararlarına ve idari para cezalarına karşı başvurulacak yargı yolu bakımından mevzuatta değişiklik yapılmıştır; bu nedenle karar metninde gösterilen kanun yolu ile güncel düzenleme birlikte kontrol edilmelidir. İlgili kişi tarafında ise Kurul kararı tek başına tazminat sağlamaz; maddi ve manevi zarar için ayrıca hukuk mahkemesinde dava açılması gerekir. Veri sorumlusuyla yürütülen görüşmelerde verinin silinmesi ve aktarımın durdurulması gibi teknik taahhütler, tazminattan daha hızlı sonuç verebilir; ancak müzakere şikâyet sürelerini durdurmaz.
Not
Buradaki açıklamalar genel bilgilendirme içindir. Veri kategorisi, işleme amacı ve tarafların sıfatı sonucu değiştirebileceğinden, süre dolmadan hukuki değerlendirme alınması önerilir.