Kişisel veri uyuşmazlıklarında kaybedilen dosyaların çoğu, esasa ilişkin bir zayıflıktan değil, başvuru sırasının atlanmasından doğar. KVKK sistemi kademeli kurgulanmıştır: önce veri sorumlusuna başvurulur, sonra Kurul'a şikâyet edilir, yargı yolu ise en sonda gelir. Bu rehber 6698 ve 5651 ekseninde bu kademeleri ve VERBİS boyutunu ele alır.
VERBİS Kaydı Kimi İlgilendirir
Veri Sorumluları Sicili'ne kayıt yükümlülüğü, istisna kapsamında bırakılanlar dışındaki veri sorumluları için öngörülmüştür. Kayıt, yalnızca bir formalite değildir: bildirilen işleme amaçları, veri kategorileri, aktarılan taraflar ve saklama süreleri, sonraki bir şikâyet incelemesinde veri sorumlusunun kendi beyanı olarak karşısına çıkar. VERBİS'te bildirilen süre ile fiilen uygulanan saklama süresi arasındaki uyumsuzluk, incelemede en kolay tespit edilen çelişkilerdendir. Bu nedenle kayıt bilgileri, işleme envanteriyle düzenli olarak karşılaştırılmalıdır.
Kademeli Başvuru: Sıra Atlanamaz
- Veri sorumlusuna başvuru: talep yazılı olarak veya Kurul'un belirlediği yöntemlerle iletilir; talebin niteliği (bilgi talebi, silme, düzeltme, aktarımın bildirilmesi) açıkça yazılmalıdır.
- Cevap veya sessizlik: veri sorumlusunun yanıt vermesi ya da süresinde yanıt vermemesi, şikâyet hakkını doğurur.
- Kurul'a şikâyet: başvuru yapılmadan doğrudan yapılan şikâyetler kural olarak incelenmez.
- Yargı yolu: Kurul kararlarına karşı başvurulacak mercii ve süre, mevzuattaki güncel düzenlemeye göre belirlenir.
Bu son basamakta özel bir dikkat gerekir: Kurul kararlarına ve idari yaptırımlara karşı gidilecek yargı yeri mevzuat değişikliklerine konu olmuştur. Kararın tebliğ tarihindeki düzenlemenin ve kararın altındaki başvuru yolu bildiriminin esas alınması, yanlış mercie başvurma riskini ortadan kaldırır.
Delil Eksikliğini Kapatan Kayıtlar
- Veri sorumlusuna yapılan başvurunun kendisi ve gönderim kaydı (KEP, iadeli taahhütlü, sistem kaydı)
- Alınan cevap, cevabın tarihi ve içeriğindeki taahhütler
- Verinin işlendiğini gösteren ekran görüntüleri, e-posta ve mesaj kayıtları
- Açık rıza alındığı iddia ediliyorsa rıza metni, alınma yöntemi ve tarihi
- Aydınlatma metinlerinin ilgili tarihteki hâli
- Aktarım varsa sözleşmeler ve alıcı grupların listesi
Veri Sorumlusu Tarafında Savunma Hazırlığı
Şikâyet incelemesinde beyanların belgeyle desteklenmesi beklenir. İşleme envanteri, saklama ve imha politikası, teknik ve idari tedbirlere ilişkin kayıtlar, erişim yetkilendirme logları ve personel eğitim belgeleri, savunmanın somut dayanaklarıdır. Bunların şikâyet geldikten sonra üretilmesi mümkün olmadığından, düzenli tutulması yükümlülüğün asıl karşılığıdır.
Süre Yönetimi
Kademeli yapıda her basamağın kendi süresi vardır ve bir basamağın beklenmesi diğerinin süresini durdurmaz. Başvuru, cevap, şikâyet ve karar tarihlerinin tek bir tabloda tutulması, hangi hakkın hangi tarihte düşeceğini görünür kılar.
Bu içerik genel bilgi amaçlıdır. Veri işleme faaliyetinin kapsamı ve mevzuattaki güncel düzenlemeler sonucu etkileyeceğinden, başvuru yapmadan önce hukuki değerlendirme alınması yerinde olur.