Kişisel veri uyuşmazlıklarında iki ayrı eksen vardır: veri sorumlusunun idari yükümlülükleri ve ilgili kişinin talep hakkı. VERBİS kaydı birinci eksenin, silme ve yok etme talepleri ikinci eksenin konusudur. Aşağıda KVKK ve 6698 sayılı Kanun ile 5651 sayılı Kanun ekseninde merci analizi yapılmaktadır.
VERBİS Kaydı: Kim, Ne Zaman Kaydolur?
Veri Sorumluları Sicili'ne kayıt yükümlülüğü, veri sorumlusunun niteliğine ve işlenen verinin kapsamına göre belirlenir. Kayıt yalnızca teknik bir işlem değildir; sicildeki bildirim ile fiilen yürütülen işleme faaliyetinin örtüşmemesi, denetim aşamasında başlı başına bir aykırılık başlığına dönüşür. Bu nedenle kayıt bildirimi, envanter ve saklama-imha politikasıyla birlikte güncellenmelidir.
Silme, Yok Etme ve Anonim Hâle Getirme
Üç kavram birbirinin yerine kullanılamaz. İşleme şartları ortadan kalktığında verinin akıbetine ilişkin yöntem, verinin türü ve ortamına göre seçilir:
- Fiziksel ortamdaki kayıtlar için geri döndürülemez imha yöntemi belirlenmelidir.
- Elektronik ortamda yedekler ve arşiv kopyaları ayrıca ele alınmalıdır.
- Anonim hâle getirme, tekil kişiye geri döndürülemezlik ölçütünü karşılamalıdır.
- Periyodik imha takvimi yazılı olarak belirlenmeli ve uygulandığı kayıt altına alınmalıdır.
İlgili Kişi Başvurusunun Sırası
- Talep önce veri sorumlusuna, kimliği tespit edilebilir biçimde yazılı olarak iletilir.
- Yanıt verilmemesi veya yanıtın yetersiz bulunması hâlinde Kurula şikâyet yolu açılır.
- Şikâyet dilekçesinde başvuru tarihi ve yanıt tarihi belgeleriyle gösterilmelidir.
- Aynı olayda kişilik hakkı ihlali de varsa 5651 kapsamındaki içerik kaldırma yolu ayrıca değerlendirilir.
Yargı Yolu Konusunda Güncel Kontrol
Kurul kararlarına ve idari para cezalarına karşı başvurulacak yargı yolu konusunda mevzuatta değişiklikler yapılmıştır. Bu nedenle karar metninin sonundaki başvuru yolu ve süre bilgisi ile yürürlükteki düzenleme birlikte okunmalıdır. Kararda gösterilen merci ile kanundaki düzenlemenin karşılaştırılmadan dava açılması, yetkisiz ya da görevsiz mahkemede zaman kaybına yol açar.
Tebligat Gecikmesi Riski
Kurumsal e-posta ve KEP hesaplarının düzenli takip edilmemesi, veri sorumlusu bakımından savunma ve itiraz sürelerinin farkında olmadan tükenmesine sebep olur. Sicil kaydındaki iletişim bilgisi ve irtibat kişisi güncel tutulmalı, gelen bildirimler tarih damgasıyla arşivlenmelidir.
Buradaki bilgiler genel çerçeve sunar. Veri sorumlusunun büyüklüğü, işlenen verinin niteliği ve karar tarihi uygulanacak usulü değiştirebileceğinden, başvuru veya dava öncesinde bir avukatla değerlendirme yapılması yerinde olacaktır.