Kişisel veri uyuşmazlıklarında en çok karşılaşılan usul hatası, doğrudan Kurula şikâyet edilmesidir. KVKK, şikâyetten önce veri sorumlusuna başvurulmasını arar; bu adım atlandığında dosya esasa girilmeden geri döner. VERBİS kaydının varlığı da tek başına uyumu göstermez. Bu rehber, iki noktayı birbirinden ayırarak süreci kurar.
VERBİS Kaydı Bir Uyum Belgesi Değildir
Veri Sorumluları Sicili kaydı, işlenen veri kategorilerinin ve aktarım alıcılarının beyan edildiği bir bildirim sistemidir. Kayıt yapılmış olması, aydınlatma metninin yeterliliğini, açık rızanın geçerliliğini ya da saklama sürelerinin uygunluğunu kanıtlamaz. Uygulamada sicilde beyan edilen veri kategorileri ile fiilen işlenen veriler arasındaki fark, denetimde ilk göze çarpan çelişkiyi oluşturur. Bu nedenle sicil beyanı, işleme envanteri ile düzenli olarak karşılaştırılmalıdır.
Önce Veri Sorumlusuna Başvuru
İlgili kişi, talebini önce veri sorumlusuna yazılı olarak iletmelidir. Başvuruda kimlik bilgileri, talebin konusu ve varsa dayanak belgeler yer alır. Veri sorumlusunun kanunda öngörülen süre içinde cevap vermemesi, cevabı yetersiz bulmak ya da talebin reddedilmesi hâllerinde Kurula şikâyet yolu açılır. Şikâyet için de ayrı bir süre öngörülmüştür ve bu süre cevabın öğrenilmesine bağlı olarak işler; bu nedenle başvuru ve cevap tarihleri belgeyle sabitlenmelidir.
Başvuru Dosyasında Bulunması Gerekenler
- Başvurunun gönderildiği kanal ve gönderim kaydı
- Veri sorumlusunun cevabı ya da cevapsız kaldığına dair kayıt
- Talebe konu verinin nerede ve nasıl işlendiğini gösteren ekran görüntüleri
- Varsa aydınlatma metni ve rıza formunun tarihli örneği
- Yayın kaldırma talebi varsa 5651 kapsamındaki başvuruların ayrı tutulması
Veri Sorumlusu Tarafında Hazırlık
- Gelen başvurular tek bir kayıt defterinde tarih sırasıyla izlenir.
- Cevap süresi, başvurunun ulaştığı gün üzerinden takvime işlenir.
- Talep reddedilecekse gerekçesi kanuni dayanakla birlikte yazılır.
- İşleme envanteri, saklama ve imha politikası ile uyumlu tutulur.
- Aktarım yapılan üçüncü taraflarla sözleşmesel güvenceler gözden geçirilir.
İdari Yaptırım Kararına İtiraz
Kurul tarafından idari para cezası uygulanması hâlinde, karara karşı öngörülen kanun yolu tebliğ tarihinden itibaren işler. Kurum yazışmalarının elektronik ortamda yapıldığı hâllerde bildirimin sisteme düşme tarihi esas alınabildiğinden, ilgili kutuların düzenli kontrolü ihmal edilmemelidir. İtiraz dilekçesinde yalnızca cezanın miktarına değil, ihlalin unsurlarının oluşmadığına ilişkin teknik açıklamalara da yer verilmelidir.
Bu içerik genel bilgilendirme amaçlıdır; veri işleme faaliyetinin niteliği izlenecek yolu değiştirebilir. Başvuru ve cevap tarihlerini kayıt altına almak, hangi tarafta olursanız olun süreci güvenli yürütmenin temelidir.