VERBİS'e kayıtlı bir veri sorumlusuna ulaşan silme talebi çoğu zaman tek bir e-postayla başlar; ancak kısa sürede hem teknik hem hukuki bir sorumluluk zinciri doğurur. Bu rehber, 6698 sayılı KVKK çerçevesinde silme, yok etme ve anonim hale getirme taleplerinin sicil beyanıyla uyumlu biçimde nasıl karşılanacağını ve talep reddedildiğinde sulh yoluyla çözüm ile yargısal yol arasındaki tercihin nasıl kurulacağını ele alıyor.
Sicil Beyanı ile Fiili Durum Örtüşüyor mu
VERBİS bildirimi; işlenen veri kategorilerini, aktarım yapılan alıcı gruplarını ve azami saklama sürelerini gösteren bir beyandır. Başvuru geldiğinde yapılacak ilk kontrol, talebe konu verinin sicilde hangi kategoriye ve hangi saklama süresine denk düştüğüdür. Beyan edilen süre dolmuşken verinin hâlâ canlı sistemlerde tutulduğunun anlaşılması, başvuruyu tek başına haklı kılan bir bulgudur. Bu nedenle kişisel veri envanteri ile üretim ortamındaki tablolar arasında dönemsel karşılaştırma yapılması, sonradan savunma üretmekten çok daha güvenli bir yöntemdir.
Üç Farklı Sonuç, Üç Farklı Belge
Talebin karşılanması her zaman kaydın tamamen ortadan kalkması anlamına gelmez. Uygulamada üç ayrı sonuç doğar ve her biri farklı bir kayıt bırakır:
- Silme: Verinin ilgili kullanıcılar bakımından hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hâle getirilmesi; yetki matrisinin de buna göre güncellenmesi gerekir.
- Yok etme: Verinin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde geri getirilemeyecek biçimde ortadan kaldırılması; fiziksel evrak ve yedek ortamlar için ayrı yöntem tanımı ister.
- Anonim hale getirme: Verinin başka verilerle eşleştirilse dahi kimliği belirli bir kişiyle ilişkilendirilemeyecek duruma getirilmesi; burada tersine çevrilebilirlik testi kritik eşiktir.
Yedekler, Aktarılan Alıcılar ve Log Kayıtları
Pratikte en sık atlanan nokta, canlı veri tabanından silinen kaydın yedeklerde, veri ambarında, çağrı merkezi kayıtlarında veya üçüncü taraf hizmet sağlayıcıda yaşamaya devam etmesidir. Talep alındığında aktarım yapılan alıcılara bildirim yapılması ve bu bildirimin yazılı iz bırakacak şekilde gerçekleştirilmesi gerekir. Yedek ortamlar bir defada temizlenemiyorsa, ilk geri yükleme anında ilgili kaydın yeniden imhasını sağlayan bir kural tanımlanmalı ve bu kural imha politikasında yazılı olarak yer almalıdır.
Ret Hâlinde: Sulh Yolu mu, Şikâyet ve Dava mı
Veri sorumlusu talebi reddettiğinde ya da süresinde yanıt vermediğinde, ilgili kişinin önünde Kurula şikâyet ve genel hükümlere göre tazminat talebi gibi seçenekler bulunur. Karar verirken şu ölçüler yol gösterir: talebin amacı verinin bir an önce erişilemez olması mı, yoksa uğranılan zararın karşılanması mı; karşı taraf teknik olarak kısmi bir çözüm sunuyor mu; ihtilafın kamuya yansıma riski var mı. Erişilebilirliğin acilen sonlandırılması hedefleniyorsa, karşı tarafın önerdiği kısmi imha ve indeksten çıkarma taahhüdünü yazılı hâle getirmek çoğu zaman daha hızlı sonuç verir. Buna karşılık ihlal süreklilik gösteriyorsa, uzlaşma görüşmesi süreleri tüketmemelidir.
Kapanış Notu
Buradaki değerlendirme genel niteliktedir; veri kategorisine, hukuki sebebe ve kurum yapısına göre sonuç değişebilir. Somut bir dosyada adım atmadan önce alanında çalışan bir hukukçuyla teknik ekibin birlikte değerlendirme yapması yerinde olur.