6698 sayılı Kanun kapsamında bir veri ihlaliyle karşılaşan ilgili kişi için en kritik eşik, şikâyetin içeriği değil şikâyet yolunun usulüne uygun açılmış olmasıdır. Kurula başvuru, kural olarak önce veri sorumlusuna yapılan başvurunun sonucuna bağlıdır. Bu nedenle dosyanın en zayıf halkası çoğu zaman ihlalin kendisi değil, başvurunun yapıldığını gösteren kayıt olur.
Şikâyet Yolunu Açan Belge: İlk Başvuru
Veri sorumlusuna yapılan başvuru; yazılı olarak, kayıtlı elektronik posta yoluyla veya veri sorumlusunun bildirdiği başvuru kanallarından yapılabilir. Buradaki mesele, gönderimin ispatlanabilir olmasıdır. Web sitesindeki iletişim formundan gönderilen bir talep, sistem yanıt vermediğinde geriye hiçbir iz bırakmayabilir. Başvurunun kim tarafından, hangi tarihte ve hangi taleple yapıldığı gösterilemiyorsa, şikâyet aşamasında usul tartışması esas tartışmanın önüne geçer.
Şikâyet Dosyasının Delil Omurgası
- Veri sorumlusuna gönderilen başvurunun tam metni ve gönderim kanıtı
- Varsa veri sorumlusunun cevabı; cevap verilmediyse sürenin dolduğunu gösteren kronoloji
- İhlalin fark edildiği ana ilişkin kayıtlar: bildirim e-postası, üçüncü kişilerden gelen uyarılar, kamuya yansımış duyurular
- Verinin nerede göründüğüne ilişkin bağlantı adresleri ve görüntüler
- Aydınlatma metni, açık rıza akışı ve çerez politikasının olay tarihindeki hâli
- Zarar iddiası varsa bunu somutlaştıran belgeler
Veri Sorumlusu Tarafında Aranan Kayıtlar
İşin diğer yüzünde, veri sorumlusunun ihlale nasıl tepki verdiğini gösteren iç kayıtlar bulunur. Olayın tespit edildiği an, alınan teknik ve idari tedbirler, etkilenen kayıt sayısı ve bildirim adımları belgelenmemişse, sonradan yapılan sözlü açıklamalar ikna edici olmaz. İhlal yönetimi bir sürecin adı olduğu kadar, o sürecin yazılı izinin adıdır.
Erişimin Engellenmesi Talebini Ayrı Kurgulamak
Kişisel verinin internette yayılmış olduğu hâllerde, veri koruma şikâyeti ile 5651 sayılı Kanun kapsamındaki erişim engelleme talepleri birbirinden bağımsız işler. İçeriğin yayından kaldırılması hızlı sonuç verirken, aynı anda içeriğin arşivlenmiş görüntüsü delil olarak saklanmazsa, sonraki aşamada ihlali gösterecek malzeme kalmayabilir. Kaldırma talebinden önce kayıt alınması bu nedenle önemlidir.
Sık Yapılan Üç Usul Hatası
- Başvuruyu doğrudan Kurula yapıp veri sorumlusu aşamasını atlamak.
- Talebi genel ifadelerle yazıp hangi verinin hangi işleme faaliyetine itiraz edildiğini belirtmemek.
- Cevap süresini takip etmeyip şikâyet penceresinin kapanmasına izin vermek.
Yukarıdaki bilgiler genel çerçeve sunmaktadır. Somut olayda hangi hukuki yolun öncelikli olduğu, verinin niteliğine ve ihlalin kapsamına göre değişebilir; adım atmadan önce belgelerinizin bir hukukçu tarafından değerlendirilmesi tavsiye edilir.