Kişisel verilerinin hukuka aykırı biçimde işlendiğini veya bir ihlalle üçüncü kişilerin eline geçtiğini öğrenen kişilerin en sık düştüğü hata, doğrudan Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikâyet dilekçesi göndermektir. 6698 sayılı KVKK kademeli bir yol öngörür ve bu kademe atlandığında dosya esasa girilmeden geri dönebilir. Aşağıdaki liste, ihlal bildirimi sonrası başvuru sırasını ve süre risklerini toparlar.
Zorunlu İlk Adım: Veri Sorumlusuna Başvuru
Kurula gitmeden önce ilgili kişinin, verisini işleyen veri sorumlusuna yazılı olarak başvurması gerekir. Bu başvuru sonradan başlayacak sürelerin saatini kuran işlemdir; bu nedenle gönderim biçimi delillendirilebilir olmalıdır. Kayıtlı elektronik posta, noter ihtarı veya sistemde kayıtlı e-posta adresi üzerinden gönderim tercih edilir. Başvuru metninde hangi verinin, hangi işlemeye konu olduğu ve ne talep edildiği açıkça yazılmalıdır.
Süre Zinciri Nasıl İşler
- Veri sorumlusu, başvuruyu en geç otuz gün içinde sonuçlandırmakla yükümlüdür.
- Başvuru reddedilirse, verilen cevap yetersizse veya süresinde cevap verilmezse Kurula şikâyet yolu açılır.
- Şikâyet için cevabın öğrenildiği tarihten itibaren otuz günlük, her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış günlük süre işler.
- Bu süreler kaçırıldığında şikâyet yolu kapanır; tazminat talebi ayrı bir hat olarak kalır.
İhlal Bildirimi Gelmişse Neye Bakılır
- Bildirimde hangi veri kategorilerinin etkilendiği yazıyor mu?
- İhlalin öğrenilme tarihi ile bildirim tarihi arasındaki fark makul mü?
- Alınan teknik ve idari tedbirler somut olarak sayılmış mı, yoksa genel ifadelerle mi geçilmiş?
- Bildirim yalnızca kurumsal duyuruyla mı yapılmış, yoksa ilgili kişiye doğrudan mı ulaşmış?
Ceza, Şikâyet ve Tazminat Hatlarını Karıştırmamak
Aynı olay birden çok yol doğurabilir: idari yaptırım için Kurula şikâyet, verinin hukuka aykırı yayımı yönünden ceza mevzuatı, içeriğin internette yayılması halinde 5651 sayılı Kanun kapsamındaki erişimin engellenmesi ve zarar için genel hükümlere dayalı tazminat. Bu hatların süreleri birbirinden bağımsız işler. Erişimin engellenmesi yolu özellikle hızlı sonuç verdiği için, içerik yayılmaya devam ediyorsa şikâyet dosyasının sonucu beklenmeden değerlendirilmelidir.
Dosyada Saklanacak Asgari Belgeler
Başvuru metni ve gönderim kaydı, veri sorumlusunun cevabı veya cevapsızlığı gösteren süre hesabı, ihlal bildirimi, verinin nerede göründüğüne dair ekran görüntüleri ve varsa uğranılan somut zararın belgeleri tek klasörde tutulmalıdır. Bu klasör hem Kurul dosyasının hem olası tazminat davasının ortak temelini oluşturur.
Bu metin genel bilgilendirme niteliğindedir. Veri sorumlusunun statüsü ve işleme dayanağı sonucu değiştirebileceğinden, başvuru öncesi profesyonel değerlendirme almanız yararlı olur.