Bir veri ihlalinin ardından ilgili kişinin elindeki en etkili araçlardan biri Kişisel Verileri Koruma Kuruluna şikâyet yoludur. Ancak 6698 sayılı KVKK bu yolu doğrudan açmaz; şikâyetin kabul edilebilmesi belirli bir sıranın ve takvimin izlenmesine bağlıdır. Usul hatası, esasa hiç girilmeden dosyanın kapanmasıyla sonuçlanabilir.
Şikâyetten Önce Zorunlu Olan Adım
İlgili kişi, talebini önce veri sorumlusuna yazılı olarak iletmek zorundadır. Bu ön başvuru yapılmadan Kurula gidilmesi hâlinde şikâyet, esası incelenmeksizin usulden ele alınır. Başvuru dilekçesinde kimlik bilgileri, talebin konusu ve varsa ihlale ilişkin bilgi ve belgeler yer almalı; başvurunun yapıldığı tarih ispatlanabilir olmalıdır. Elektronik ortamda yapılan başvurularda gönderim kaydının saklanması, sonraki aşamada süre tartışmasını baştan bitirir.
Üçlü Süre Yapısı
Veri sorumlusunun başvuruyu en geç otuz gün içinde sonuçlandırması gerekir. Cevap olumsuzsa ya da yetersizse, cevabın öğrenilmesinden itibaren otuz gün ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kurula şikâyette bulunulur. Hiç cevap verilmemesi de bu takvimi işletir; sessizlik, süreyi durduran bir hâl değildir. Uygulamadaki en sık hata, veri sorumlusuyla yazışmayı uzatıp altmış günlük dış sınırı tüketmektir.
Veri Sorumlusu Tarafındaki Yükümlülük
İhlali öğrenen veri sorumlusunun gecikmeksizin Kurula bildirimde bulunması ve etkilenen ilgili kişileri bilgilendirmesi beklenir. Kurumsal tarafta hazırlanacak ihlal müdahale planı; tespit anı, kapsam analizi, bildirim metni ve kayıt altına alma adımlarını ayrı ayrı tarihlendirmelidir. Bildirim metninin muğlak yazılması, sonradan ilgili kişilerin öğrenme tarihini tartışmalı hâle getirir.
Usule Aykırı Başvurunun Tipik Sebepleri
- Veri sorumlusuna hiç başvurmadan doğrudan Kurula gidilmesi
- Başvurunun muhatabı olarak veri işleyenin gösterilmesi
- Talebin somut bir kişisel veri işleme faaliyetine bağlanmaması
- Şikâyet konusunun tazminat talebiyle karıştırılması
- Başvuru ve cevap tarihlerinin belgelenmemesi
Şikâyet Sonrası ve Yargı Yolu
Kurul kararları idari nitelikte olduğundan, karara karşı idari yargı yolu ayrı bir dava süresine tabidir. Şikâyet süreci, maddi ve manevi zararın giderilmesi için açılacak davanın yerine geçmez; bu iki yol paralel ilerler ve ayrı takvimlerde izlenmelidir. İhlal aynı zamanda bir suç oluşturuyorsa ceza şikâyeti de bağımsız bir yoldur.
Yukarıdaki çerçeve genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır. Veri işleme faaliyetinin niteliğine göre başvuru muhatabı ve süre hesabı değişebileceğinden, somut ihlalinizde hukuki destek almanız önerilir.