Anonim ve limited şirketlerde genel kurul, şirket iradesinin oluştuğu yerdir; bu nedenle kararın kendisi kadar, karara giden usul de denetime tabidir. TTK ve 6102 sayılı Kanun çerçevesinde açılan iptal davalarının önemli bir kısmı, kararın içeriğinden değil çağrı, gündem ve tebligat aşamasındaki eksikliklerden doğar. TBK kapsamındaki sözleşmesel ilişkilerde sıkça kullanılan delil sözleşmelerinin ise bu alandaki etkisi sanıldığından sınırlıdır.
Çağrı ve gündem tebligatı neden belirleyici
Genel kurulun toplanabilmesi için pay sahiplerine usulüne uygun çağrı yapılması, gündemin önceden bildirilmesi ve kanunda öngörülen ilan yükümlülüklerinin yerine getirilmesi gerekir. Çağrının pay defterindeki eski adrese gönderilmesi, gündemde yer almayan bir konuda karar alınması veya finansal tabloların incelemeye açılmaması, kararın iptali sonucunu doğurabilecek nitelikte usul sakatlıklarıdır. Azınlık pay sahibi açısından bu ayrıntılar, esasa ilişkin itirazlardan daha güçlü bir dayanak sunabilir.
Delil sözleşmesinin bu alandaki yeri
Pay sahipleri arasındaki sözleşmelerde yer alan delil kayıtları, ortaklar arası ilişkide ispat kolaylığı sağlar. Buna karşılık genel kurul kararının iptali, yalnızca tarafları değil şirketi ve üçüncü kişileri de etkileyen bir dava türüdür. Bu nedenle ortaklar arasındaki bir sözleşmeyle mahkemenin inceleme yetkisi daraltılamaz, toplantı tutanağının aksinin ileri sürülemeyeceği kararlaştırılamaz. Delil sözleşmesi burada bir kalkan değil, olsa olsa iç ilişkideki tazminat tartışmasında destekleyici bir araçtır.
Toplantı öncesi ve sonrası kayıt disiplini
- Pay defterinin ve ortak adres bilgilerinin toplantı öncesinde güncellenmesi
- Çağrı mektuplarının gönderim ve teslim belgelerinin saklanması
- Gündem maddeleriyle alınan kararların birebir örtüşüp örtüşmediğinin kontrolü
- Muhalefet şerhinin tutanağa gerekçesiyle birlikte yazdırılması
- Hazirun cetvelindeki temsil belgelerinin toplantı anında incelenmesi
Dava takvimi
- Toplantı tarihi esas alınarak iptal davası için öngörülen üç aylık süre takvime işlenir.
- Toplantıda hazır bulunulmuşsa muhalefet şerhinin varlığı doğrulanır.
- Çağrı usulüne aykırılık iddiası varsa tebligat evrakı ve ilan kayıtları toplanır.
- Kararın icrasının geri bırakılması talebinin gerekip gerekmediği değerlendirilir.
- Şirketin ticaret sicilinde yapacağı tescil işlemleri izlenerek zaman planı güncellenir.
Son söz
Genel kurul uyuşmazlıklarında dava hakkı kısa sürede tükenir ve toplantı anında yapılmayan bir işlem sonradan tamamlanamaz. Buradaki bilgiler genel niteliktedir; şirket türü, esas sözleşme hükümleri ve toplantının somut akışı farklı sonuçlar doğurabileceğinden, karar öncesinde hukuki görüş alınması yerinde olur.