Ticari ilişkilerde uyuşmazlık çıktığında tarafların çoğu, sözleşmenin esasa ilişkin maddelerini tartışır; oysa davanın seyrini belirleyen madde çoğu zaman metnin sonundaki delil sözleşmesi hükmüdür. TTK ve TBK'nın kurduğu maddi çerçeve ile HMK'nın usul çerçevesi burada birleşir. Bu rehber, o hükmün ne kadarının işe yaradığını ve hangi kayıtların ispat gücünü belirlediğini ele alır.
Delil sözleşmesi neyi yapar, neyi yapamaz
Taraflar, aralarındaki ilişkiden doğacak uyuşmazlıkların belirli delillerle ispat edileceğini kararlaştırabilirler. Bu, uygulamada "münhasır delil" kaydı olarak karşımıza çıkar. Ancak bu serbestinin sınırı vardır: tarafların üzerinde serbestçe tasarruf edemeyeceği konularda böyle bir kayıt sonuç doğurmaz. Ayrıca kayıt, bir tarafın ispat hakkını fiilen kullanılamaz hâle getirecek ölçüde ağır düzenlenmişse tartışmaya açılır. Sözleşme yazılırken hangi kaydın münhasır sayıldığı açıkça belirtilmelidir; "her türlü delil" ifadesi bu amaca hizmet etmez.
Ticari defterlerin ispat gücü
Ticari defterler, sahibinin lehine delil olabilir; fakat bu, defterlerin usulüne uygun tutulmuş, açılış ve kapanış onaylarının yapılmış ve kayıtların birbirini doğrular nitelikte olması koşuluna bağlıdır. Karşı tarafın defterleriyle çelişen bir kayıt, tek başına sonuç vermez. Bu nedenle:
- Defter onaylarına ilişkin belgeler dosyaya baştan konulmalıdır
- Cari hesap ekstresi ile defter kaydı arasındaki tutarlılık önceden kontrol edilmelidir
- Mutabakat yazıları ve bunlara verilen cevaplar ayrı bir klasörde toplanmalıdır
Elektronik yazışmanın dosyaya girişi
- Yazışmanın hangi hesaptan, hangi tarihte gönderildiğini gösteren teknik başlık bilgileri alınır.
- Yazışmayı yapan kişinin şirketi temsile yetkili olup olmadığı imza sirküleri ile eşleştirilir.
- Ekli dosyaların sözleşme ekleriyle aynı sürüm olduğu doğrulanır.
- İtiraz edilmesi hâlinde inceleme talebinin nasıl yapılacağı önceden planlanır.
Sözleşme imzalanmadan bakılacak maddeler
İspat açısından kritik olan hükümler yalnızca delil maddesi değildir. Bildirimlerin hangi adrese ve hangi yöntemle yapılacağını düzenleyen madde, temerrüdün ne zaman doğduğunu; teslim ve kabul prosedürünü düzenleyen madde ise ayıp bildirimi tartışmasını doğrudan etkiler. Bu maddeler birbirine atıf yapacak şekilde kurgulanmalıdır.
Metin genel bilgi amaçlıdır ve her ticari ilişkinin yapısı farklı olduğundan, sözleşme hükümleriniz üzerinden ayrı bir hukuki inceleme yapılması sağlıklı olur.