Bir sözleşmenin ihlal edildiğini düşünmek ile bunu üçüncü bir kişinin önünde ortaya koyabilmek arasında ciddi bir mesafe vardır. Ticari nitelikteki pek çok alacak uyuşmazlığında arabuluculuk, dava yolundan önce tamamlanması gereken bir aşamadır; buna rağmen taraflar masaya çoğu zaman dosyasız oturur. Aşağıdaki liste, TBK kapsamındaki bir ihlal iddiasını arabuluculuğa taşımadan önce delil eksikliğinin yaratacağı kaybı daraltmayı amaçlar.
İhlalin Tarihini Belgeye Bağlayın
Arabuluculukta en sık düğümlenen nokta, edimin ne zaman muaccel olduğu ve karşı tarafın hangi anda temerrüde düştüğüdür. Sözleşmenin imza tarihi, ifa ve teslim tarihleri, ihtar ile tebligat kayıtları tek bir kronolojide toplanmalıdır. Sözlü olarak yapılan uyarılar sonradan yazıya dökülmediyse, masada karşılığı olmayan bir iddiaya dönüşür.
Kronolojide mutlaka bulunması gerekenler
- Sözleşme metni ve varsa ek protokoller, imzalı sayfalarıyla birlikte
- Ödeme, teslim ve ayıp bildirimine ilişkin belgeler
- İhtarname ve cevabi yazışmalar, tebliğ kayıtlarıyla eşleştirilmiş halde
- Karşı tarafın ihlali zımnen kabul ettiğini gösteren beyanlar
Zarar Kalemlerini Ölçülebilir Hale Getirin
Delil eksikliği yalnızca ihlalin varlığında değil, zararın miktarında da ortaya çıkar. Kalem kalem hesaplanmamış bir talep, arabulucunun önünde pazarlık zeminini daraltır ve karşı tarafa belirsizlik üzerinden indirim isteme imkânı verir. Doğrudan zarar, mahrum kalınan kazanç ve varsa cezai şart ayrı ayrı gösterilmeli; her kaleme dayanak belge iliştirilmelidir.
Yazışmaların İspat Değerini Önceden Test Edin
Ekran görüntüsü, mesajlaşma kaydı ve elektronik posta çıktıları uygulamada sık kullanılır; ancak bunların kim tarafından, hangi hesaptan ve hangi tarihte üretildiği tartışmalı hale gelebilir. Anlaşma sağlanamayıp dosya HMK usulüne göre mahkemeye taşınırsa, elektronik verinin kaynağının ve bütünlüğünün gösterilmesi gerekir. Bu nedenle kritik yazışmaların yalnızca görüntüsü değil, ilgili hesap ve sunucu kayıtlarına erişim imkânı da baştan not edilmelidir.
Son Tutanak İmzalanmadan Önce
Arabuluculuk tutanağı, sürecin en çok hafife alınan belgesidir. Anlaşma sağlandıysa hangi taleplerin kapandığı açıkça yazılmalı; anlaşmama halinde ise tarafların ileri sürdüğü iddiaların tutanağa doğru yansıdığı kontrol edilmelidir. Eksik veya geniş yazılmış bir tutanak, sonraki aşamada beklenmedik bir savunmanın dayanağı olabilir.
- Talep konusu alacak kalemlerini tek tek listeleyin.
- Her kalemin dayandığı belgeyi tutanağa referans verecek şekilde hazırlayın.
- Anlaşma halinde ödeme takvimi ve gecikme sonucunu yazılı hale getirin.
- Anlaşmama halinde saklı tutulan hakları açıkça belirtin.
Değerlendirme
Tüketici tarafının bulunduğu sözleşmelerde TKHK kaynaklı ek koruma kuralları devreye girebileceğinden, uygulanacak çerçeve dosyadan dosyaya değişir. Buradaki açıklamalar genel nitelikte olup, elinizdeki sözleşmenin özel şartlarına göre farklı bir yol izlenmesi gerekebilir; süre ve yetki değerlendirmesini somut belgelerle birlikte bir hukukçuya inceletmek yerinde olur.