Apartman ve site yönetimlerinde çıkan uyuşmazlıkların büyük bölümü, aslında bir belge sorunudur: karar alınmıştır ama usulü tartışmalıdır, gider paylaşımı yapılmıştır ama hesabı gösterilememektedir. 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu ekseninde yürüyen bu süreçlerde, alacağın icraya konulması ve gerektiğinde tahliye yoluna gidilmesi ancak sağlam bir kayıt düzeniyle mümkün olur. Bu rehber o kayıt düzenini konu alır.
Yönetim Planı ve Kurul Kararının Yeri
Ortak alan kullanımı, gider paylaşımı ve yönetim yetkisi bakımından ilk bakılacak metin yönetim planıdır. Kat malikleri kurulu kararının geçerliliği ise çağrının usulüne, toplantı ve karar yeter sayısına ve tutanağın içeriğine bağlıdır. Karar defterinde imzaları ve tarihi bulunmayan bir kayıt, icra takibine dayanak yapıldığında itiraza açık hale gelir.
Aidat Alacağında Hesabın Kurulması
- Hangi döneme ait borcun istendiği ay ay gösterilir.
- Gider kalemleri, karar defterindeki bütçe kararıyla eşleştirilir.
- Kısmi ödemeler ve mahsuplar hesap tablosuna işlenir.
- Gecikme tazminatı talep ediliyorsa dayanağı ve hesabı ayrıca açıklanır.
- Bağımsız bölümün maliki ile kiracısı arasındaki sorumluluk ayrımı belirlenir.
Kiracı, Malik ve Yönetim Arasındaki Husumet
Uygulamada sık karşılaşılan hata, talebin yanlış kişiye yöneltilmesidir. Kira ilişkisinden doğan talepler TBK kapsamında kiracıya, mülkiyet ve ortak yer kullanımından doğanlar TMK ve kat mülkiyeti hükümleri çerçevesinde malike yöneltilir. Husumetin yanlış kurulması, dosyanın esasına girilmeden sonuçlanmasına yol açabilir.
Tahliye Yolunda Delil Eksikliğinin Sonucu
- Kira borcuna dayalı takipte, sözleşme ve ödeme kayıtları eksiksiz sunulur.
- İhtarname gönderildiyse tebliğ belgesi dosyaya konur.
- Ortak yerlere zarar veya rahatsızlık iddiasında tutanak, fotoğraf ve varsa bilirkişi tespiti toplanır.
- Yönetimin yetkisi, kurul kararı ve yönetim planı hükmüyle birlikte gösterilir.
Bu adımlardan biri atlandığında, haklı görünen talep icra aşamasında duraklar ve süreç yeniden başa döner.
Uyuşmazlık Büyümeden Yapılabilecekler
Ortak alanda yapılan değişiklik, otopark kullanımı veya gürültü gibi konularda ihtilaf büyümeden tespit yaptırmak, sonradan üretilmesi imkânsız hale gelen delilleri korur. Yönetimin düzenli tuttuğu gelir gider kayıtları ve toplantı tutanakları da her dosyada ilk istenen belgelerdir.
Buradaki başlıklar genel bilgilendirme amacı taşır; her yapının yönetim planı ve karar geçmişi farklıdır. Takip başlatmadan veya tahliye talebinde bulunmadan önce belgelerinizi bir hukukçuyla gözden geçirmeniz, süreci kısaltır.