KVKK ve 6698 sayılı düzenleme kapsamında aydınlatma yükümlülüğü, veri işlemenin en başında yerine getirilmesi gereken bir sorumluluktur. İhlal iddiasıyla doğrudan Kurula gidilmesi ise en sık yapılan usul hatasıdır; kanunda öngörülen başvuru sırası atlandığında şikayet incelenmeden geri çevrilebilir.
Aydınlatma ile Açık Rıza Aynı Şey Değildir
Aydınlatma, ilgili kişinin kim tarafından, hangi amaçla, hangi hukuki sebeple ve kimlere aktarılmak üzere verisinin işlendiğini bilmesini sağlar ve her hâlde yerine getirilmelidir. Açık rıza ise yalnızca belirli işleme hâllerinde gündeme gelen ayrı bir hukuka uygunluk sebebidir. Aydınlatma metninin rıza metniyle birleştirilmesi, ihlal iddialarında sıkça karşılaşılan bir eksikliktir. Şikayet dilekçesinde bu iki başlığın ayrı ayrı ele alınması gerekir.
Önce Veri Sorumlusuna Başvuru
İlgili kişi, talebini önce veri sorumlusuna yazılı olarak veya Kurulun belirlediği yöntemlerle iletmelidir. Veri sorumlusunun cevabı, cevabın yetersiz kalması ya da hiç cevap verilmemesi hâlinde Kurula şikayet yolu açılır. Başvurunun ve cevabın tarihleri, şikayet süresinin hesabında doğrudan belirleyicidir; bu nedenle gönderim ve teslim kayıtları saklanmalıdır.
Şikayet Dilekçesinin Kurgusu
- İlgili kişinin kimlik ve iletişim bilgileri ile veri sorumlusunun tam unvanı
- Veri sorumlusuna yapılan başvurunun tarihi ve varsa cevabın örneği
- İhlal iddiasının hangi yükümlülüğe ilişkin olduğunun açıkça belirtilmesi
- İşlenen veri kategorileri ve işlemenin öğrenildiği an
- Talep edilen sonucun somut biçimde yazılması
Süre Zincirini Takvime Bağlamak
- İhlalin öğrenildiği tarih kaydedilir
- Veri sorumlusuna başvuru yapılır ve tebliğ kaydı saklanır
- Cevap için kanunda öngörülen bekleme süresi takvime işlenir
- Cevap ya da cevapsızlık sonrası şikayet süresi hesaplanır
- Kurul kararı sonrası idari yargı yolunun süresi ayrıca not edilir
Sık Görülen Usule Aykırı İşlemler
Uygulamada en yaygın hata, başvurunun veri sorumlusu yerine grup şirketine ya da hizmet sağlayıcıya yapılmasıdır. İkinci sırada, başvurunun içeriğinde talebin belirsiz bırakılması gelir; kanunun tanıdığı hakların hangisinin kullanıldığı yazılmadığında cevap da eksik gelir. Üçüncüsü ise 5651 kapsamındaki içerik kaldırma taleplerinin veri koruma şikayetiyle karıştırılmasıdır; iki yol farklı mercilere ve farklı sürelere tabidir.
Buradaki bilgiler genel çerçeve sunar; işleme faaliyetinin niteliği ve veri sorumlusunun yapısı sonucu değiştirebilir. Şikayet öncesinde yazışmaların hukuki gözle değerlendirilmesi, süre kaybının önüne geçer.