Kişisel verilerin korunması alanında tartışma çoğu zaman verinin işlenip işlenmediği üzerinde değil, yükümlülüklerin yerine getirildiğinin gösterilip gösterilemediği üzerinde çıkar. 6698 sayılı KVKK ve 5651 sayılı Kanun ekseninde yürüyen dosyalarda aydınlatma ile imha yükümlülükleri, kayıt tutulmadığında yerine getirilmemiş kabul edilme riski taşır.
Aydınlatma Yükümlülüğünün İspatı Veri Sorumlusundadır
Aydınlatmanın yapıldığını gösterme yükü, ilgili kişide değil veri sorumlusundadır. Bu nedenle metnin varlığı tek başına yeterli değildir; hangi versiyonun, hangi tarihte, hangi kanaldan sunulduğu izlenebilir olmalıdır. Web formlarında zaman damgalı kayıt, fiziksel ortamda imzalı nüsha, çağrı merkezinde ses kaydı ve senaryo metni bu izlenebilirliği sağlar. Açık rıza alınan durumlarda ise rızanın aydınlatmadan ayrı ve özgür iradeye dayalı biçimde alındığı ayrıca gösterilmelidir.
Silme, Yok Etme ve Anonim Hale Getirme Kayıtları
İmha yükümlülüğü üç ayrı yöntemi kapsar ve her birinin kanıtı farklıdır:
- Silme: erişimin hangi rol için ne zaman kapatıldığına dair sistem kaydı
- Yok etme: fiziksel imha tutanağı ve imhayı yapan kişinin bilgisi
- Anonim hale getirme: uygulanan yöntemin ve geri döndürülemezliğin teknik açıklaması
- Yedek ortamlar: yedeklerdeki verinin akıbetine ilişkin ayrı kayıt
İlgili Kişi Başvurusunda Belge Zinciri
Silme talebiyle veri sorumlusuna başvuran kişinin dosyasında; başvurunun iletildiği tarihi gösteren kayıt, başvuru metni, alınan yanıt ve yanıtın tebliğ tarihi bulunmalıdır. Yanıt verilmemesi de bir vakıadır ve bunun ispatı yine başvurunun ulaştığını gösteren belgeye dayanır. Bu zincir eksikse, sonraki aşamalarda talebin zamanında yapıldığı tartışmalı hale gelir.
Kurul Şikayetinde Sunulacaklar
Şikayet aşamasında dosyanın anlaşılır olması için hangi verinin, hangi amaçla, hangi hukuki sebebe dayanılarak işlendiği iddiası somutlaştırılmalıdır. Genel bir memnuniyetsizlik anlatımı yerine, veri kategorisi ve işleme faaliyeti eşleştirilerek yazılan bir başvuru daha sağlıklı değerlendirilir.
Not
Buradaki bilgiler genel çerçeve sunar. Veri sorumlusunun yapısı, verinin kategorisi ve saklama süreleri politikası sonucu etkiler. Somut olayınızda başvuru ve kayıt düzeninizi hukuki destekle gözden geçirmeniz uygun olur.