Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından uygulanan idari para cezalarında şirketlerin en çok zorlandığı nokta, cezanın esasına ilişkin savunma değil, itirazın nereye ve ne zaman yapılacağıdır. VERBİS kaydına ilişkin yükümlülüklerden doğan yaptırımlarda bu belirsizlik, savunma haklı olsa bile sonucu değiştirebilir.
Cezanın Dayanağını Ayırt Etmek
Aynı denetimden birden fazla nitelikte yaptırım çıkabilir. Sicile kayıt yükümlülüğünün yerine getirilmemesi, aydınlatma yükümlülüğünün ihlali, veri güvenliğine ilişkin tedbirlerin alınmaması ve ihlal bildiriminin süresinde yapılmaması farklı hukuki temellere dayanır. İtiraz dilekçesi, kararda hangi eylemin hangi yükümlülüğe bağlandığını satır satır ayırmadan yazıldığında savunma dağılır.
Başvuru Yolu Neden Tek Cümleyle Söylenemez
Kurul kararlarına karşı izlenecek yol, 6698 sayılı Kanunda ve ilgili mevzuatta zaman içinde yapılan değişikliklere bağlı olarak farklılık gösterebilmektedir. Bu nedenle başvuru mercii, kararın tebliğ edildiği tarihte yürürlükte olan hükme göre belirlenmelidir. Pratik yaklaşım, tebliğ edilen kararın sonunda yer alan başvuru yolu ve süre bilgisini esas almak, buna güvenmeden önce de yürürlükteki metni kontrol etmektir.
Tebligat Tarihi ve Süre Yönetimi
Süre, kararın öğrenildiği değil usulüne uygun tebliğ edildiği tarihten işler. Kurumsal yapılarda tebligatın kayıtlı elektronik posta adresine ulaşması ile ilgili birime iletilmesi arasında geçen süre, çoğu hak kaybının gerçek sebebidir. Tebligat kayıtlarının merkezi bir takvimde izlenmesi ve tebliğ tarihinin dosyanın ilk sayfasına yazılması basit ama etkili bir önlemdir.
VERBİS Yükümlülüğünde İspat Nasıl Kurulur
Savunmanın gücü, sistem üzerindeki fiili durumu belgeleyebilmeye bağlıdır. Dosyaya eklenmesi anlamlı olan kayıtlar genellikle şunlardır:
- Sicil kaydına ilişkin başvuru, güncelleme ve bildirim ekranlarının çıktıları
- Veri envanteri ve işleme faaliyetlerini gösteren kurum içi dokümanlar
- Saklama ve imha politikası ile uygulandığını gösteren imha tutanakları
- Teknik ve idari tedbirlere dair sözleşmeler, log kayıtları ve yetki matrisi
- Çalışanlara verilen eğitim ve farkındalık kayıtları
Ceza Miktarına Yönelik Ayrı Savunma
İtiraz yalnızca ihlalin varlığına yönelik olmak zorunda değildir. Eylemin ağırlığı, ihlalden etkilenen kişi sayısı, kusurun derecesi ve ihlalin giderilmesi için alınan önlemler, yaptırımın miktarı bakımından ayrıca değerlendirilir. Bu nedenle savunmada ihlalin bulunmadığı iddiası ile miktara ilişkin itiraz birbirini zayıflatmayacak biçimde ayrı başlıklarda kurulmalıdır.
Bu metin genel bilgilendirme amacı taşır. Denetimin kapsamı, kararın gerekçesi ve tebliğ tarihi başvuru yolunu doğrudan etkilediğinden, kararın kendisi üzerinden hukuki destek alınması gerekir.