VERBİS kaydı, 6698 sayılı KVKK kapsamındaki veri sorumluları için yerine getirilmesi gereken bildirim yükümlülüğünün adıdır. Bu yükümlülüğe ilişkin tartışmalar ile ilgili kişilerin kişisel verilerine yönelik şikâyetleri sıklıkla birbirine karıştırılır; oysa ikisi farklı usullere ve farklı denetim mercilerine tabidir.
İki Ayrı Hat: Bildirim Yükümlülüğü ve İlgili Kişi Şikâyeti
VERBİS'e kayıt, veri sorumlusunun kuruma karşı yerine getirdiği bir yükümlülüktür; ilgili kişinin bireysel talebiyle doğrudan bağlantılı değildir. Buna karşılık ilgili kişinin verisinin silinmesi, düzeltilmesi veya işlenmesine itiraz gibi talepleri, önce veri sorumlusuna yöneltilir. Bu ayrım gözden kaçtığında, VERBİS eksikliğine dayanarak yapılan bireysel başvurular sonuç doğurmaz; aynı şekilde bireysel talep dilekçesinin kayıt yükümlülüğü denetimini başlatması beklenemez.
Veri Sorumlusuna Başvuru: Şekil ve İçerik
- Başvuru yazılı olarak veya kurumun bildirdiği elektronik kanaldan yapılır.
- Kimlik bilgileri, tebligata esas adres ve talebin konusu açıkça yazılmalıdır.
- Talep, hangi işlemenin hangi yönüyle hukuka aykırı görüldüğünü somutlaştırmalıdır.
- Başvurunun kuruma ulaştığı tarih, sonraki şikâyet süresinin başlangıcıdır.
- Yanıt gelmemesi de bir sonuçtur ve şikâyet yolunu açar.
Kurula Şikâyet Aşaması
Veri sorumlusunun yanıtı yetersizse ya da kanunda öngörülen süre içinde yanıt verilmezse, ilgili kişi Kişisel Verileri Koruma Kuruluna şikâyette bulunabilir. Ön başvuru yapılmadan iletilen şikâyetler bu şart nedeniyle değerlendirmeye alınmayabilir. Şikâyet dosyasına ön başvurunun kendisi, gönderim kaydı ve varsa kurumun yanıtı eklenmelidir. Kurul incelemesi bir yargılama değil idari inceleme olduğundan, tanık dinlenmesi gibi taleplerin burada karşılık bulması beklenmemelidir.
Kurul Kararına Karşı Yargı Yolu
Kurul kararları idari işlem niteliğindedir ve hukuka uygunluk denetimi idari yargıda yapılır. Kararın türüne göre başvurulacak merci ve süre değişebileceğinden, tebliğ edilen kararın sonundaki kanun yolu bildirimi mutlaka okunmalıdır. Bu bildirim, hangi mercie ne kadar sürede başvurulacağını gösteren bağlayıcı bir yol tarifidir; genel varsayımlarla hareket etmek yerine bu metnin esas alınması, yanlış mercie başvuru riskini büyük ölçüde ortadan kaldırır.
Ceza ve Tazminat Boyutu
Kurul süreci, kişilik hakkı ihlalinden doğan tazminat talebini kapsamaz; bu talep adli yargıda ayrıca ileri sürülür. Verilerin internet ortamında yayımlanması hâlinde 5651 sayılı Kanun kapsamındaki erişim engelleme yolu da bağımsız olarak işletilebilir. Üç yolun aynı anda yürütülmesi mümkündür ve biri diğerini bekletmez.
Veri Sorumluları İçin Kontrol Sırası
- Kayıt yükümlülüğü kapsamında olup olmadığınızı ölçütlere göre belirleyin.
- İşleme envanterini güncel tutun ve VERBİS beyanıyla uyumunu kontrol edin.
- İlgili kişi başvurularını kayıt altına alan bir iç akış kurun.
- Aydınlatma ve açık rıza metinlerini işleme amaçlarıyla eşleştirin.
- Kurumdan gelen yazılara verilecek yanıtlar için sorumlu bir birim belirleyin.
Yukarıdaki bilgiler genel niteliktedir. Veri işleme faaliyetinin kapsamı ve kurumun statüsü yükümlülükleri değiştirebileceğinden, hem başvuru hem savunma aşamasında dosyaya özel hukuki değerlendirme yapılması önerilir.