KVKK ve 6698 uygulamasında şikâyetlerin önemli bir bölümü esastan değil, başvuru sırası hatalı kurulduğu için sonuçsuz kalır. VERBİS yükümlülüğü ile ilgili kişi başvurusu birbirine karışan iki ayrı konudur ve karıştırıldığında usule aykırı işlem riski doğar. Aşağıda her iki başlığın kendi mantığı ayrı ayrı ele alınmıştır.
VERBİS: Kimin, Neyi Kaydettiği Sorusu
Veri Sorumluları Sicili kaydı, veri işleme faaliyetinin envanterle uyumlu biçimde beyan edilmesini gerektirir. Uygulamada en sık görülen sorun, sicile girilen bilgi ile fiilen yürütülen işleme faaliyetinin örtüşmemesidir. Kayıt yapılmış olması tek başına uyumluluk anlamına gelmez; envanter, aydınlatma metni ve saklama süreleri aynı tabloyla desteklenmelidir.
- İşleme amaçları ile hukuki sebeplerin satır satır eşleştirilmesi
- Aktarım yapılan taraf ve ülkelerin güncel tutulması
- Saklama ve imha sürelerinin politikayla uyumu
- İrtibat kişisinin bilgilerinin güncelliği
- Değişiklik halinde beyanın makul sürede güncellenmesi
Şikâyetin Ön Şartı: Önce Veri Sorumlusuna Başvuru
İlgili kişi, doğrudan Kurula gitmeden önce veri sorumlusuna yazılı olarak veya kanunda öngörülen yöntemlerle başvurmak zorundadır. Bu aşama atlandığında şikâyet, esası incelenmeden başvuru yolu tüketilmediği gerekçesiyle reddedilebilir. Veri sorumlusuna yapılan başvurunun tarihini ve içeriğini gösteren belge, sonraki tüm sürelerin dayanağıdır; yalnızca çağrı merkezi görüşmesine dayanan iddialar ispat sorunu doğurur.
Talebin Somut Yazılması
Başvuru metninde hangi verinin, hangi işleme faaliyetine konu edildiği ve ne istendiği açık olmalıdır. Silme, yok etme, düzeltme, aktarımın bildirilmesi ya da işlemenin sınırlanması gibi talepler farklı sonuçlar doğurur. Belirsiz yazılmış bir istem, veri sorumlusunun cevabını da belirsizleştirir ve şikâyet aşamasında değerlendirmeyi zorlaştırır.
Şikâyet Aşamasında Zamanlama Hatası
- Veri sorumlusuna başvuru tarihi kaydedilir.
- Kanunda öngörülen cevap süresinin dolması beklenir.
- Cevap olumsuzsa ya da hiç verilmemişse şikâyet süresi bu andan itibaren hesaplanır.
- Şikâyet dilekçesine ilk başvuru ve cevap yazışması eklenir.
- Kurul kararına karşı idari yargı yolu ve süresi baştan not edilir.
Süre dolmadan yapılan şikâyet erken, cevaptan çok sonra yapılan şikâyet ise geç kabul edilebilir. Bu iki uçtan kaçınmanın tek yolu, yazışmaların tarihli bir çizelgede izlenmesidir. Ayrıca aynı olay 5651 kapsamında içerik çıkarma ya da erişim engeli gerektiriyorsa, o yol paralel biçimde ve kendi usulüne göre yürütülmelidir.
Buradaki bilgiler genel çerçeve sunar; veri işleme faaliyetinin niteliği, sektöre özgü düzenlemeler ve somut yazışma geçmişi sonucu değiştirebilir. Şikâyet veya savunma dilekçesi hazırlanmadan önce belgelerin bütünüyle incelenmesi ve gerektiğinde profesyonel destek alınması önerilir.