Kişisel verilerin korunmasında en sık karşılaşılan usul hatası, doğrudan Kurula şikâyet edilmesi ve zorunlu ön adımın atlanmasıdır. 6698 sayılı KVKK, veri sorumlusuna başvuruyu şikâyetin ön şartı olarak düzenler; 5651 sayılı Kanun kapsamındaki içerik ve erişim talepleri ise ayrı bir yol oluşturur. Bu rehber, VERBİS yükümlülükleri ile şikâyet takvimini birlikte ele alıyor.
Zorunlu İlk Adım: Veri Sorumlusuna Başvuru
İlgili kişi, talebini önce veri sorumlusuna yazılı olarak veya Kurulun belirlediği yöntemlerle iletmek zorundadır. Bu başvuru yapılmadan Kurula gidilmesi hâlinde şikâyet usulden değerlendirilmez ve geçen zaman geri kazanılmaz. Başvuru dilekçesinde kimlik bilgileri, talebin konusu ve dayanağı ile tebligata esas adres açık biçimde yer almalıdır. Başvurunun yapıldığı tarihin kanıtlanabilir olması, sonraki adımın süresini belirlediği için kritik önemdedir.
Cevap Süresi ve Şikâyet Penceresi
Veri sorumlusunun başvuruyu sonuçlandırması için kanunda bir süre öngörülmüştür. Bu süre içinde cevap verilmemesi veya cevabın yetersiz bulunması hâlinde Kurula şikâyet yolu açılır ve şikâyet için de ayrı bir süre işler. Uygulamadaki tipik hata, cevap gelmediğinde belirsiz bir süre beklenmesidir; oysa cevapsızlık hâlinde de şikâyet süresi işlemeye başlar. Bu nedenle takvime iki tarih birlikte yazılmalıdır: cevap için son gün ve şikâyet için son gün.
VERBİS Yükümlülüğünün Ayrı Değerlendirilmesi
Veri Sorumluları Sicili kaydı, ilgili kişinin şikâyet hakkından bağımsız bir idari yükümlülüktür. Kayıt yükümlülüğünün kapsamı, veri sorumlusunun niteliğine ve işlenen verinin özelliğine göre değişir. Kurumsal tarafta yapılması gerekenler şunlardır:
- Kayıt yükümlülüğü kapsamında olunup olunmadığının belirlenmesi.
- İşleme envanterinin güncel tutulması ve bildirimle uyumunun kontrolü.
- Saklama ve imha politikasının envanterle çelişmemesi.
- Aydınlatma ve açık rıza metinlerinin fiilî işleme faaliyetini yansıtması.
Kurul Kararına Karşı Yargı Yolu
Kurulun verdiği kararlara ve idari yaptırımlara karşı yargı yoluna gidilebilir. Bu aşamada süre, kararın tebliğinden itibaren idari yargı usulüne göre işler ve şikâyet aşamasındaki sürelerle karıştırılmamalıdır. Dava dilekçesinin, Kurul önünde ileri sürülen iddialarla tutarlı olması, dosyanın bütünlüğü bakımından gözetilmelidir.
Bu metin genel bilgilendirme niteliğindedir. Veri işleme faaliyetinin kapsamı ve tarafların sıfatı değerlendirmeyi değiştirebileceğinden, başvuru zincirinin dosyaya özgü kurulması yerinde olur.