Kişisel verilerin korunmasına ilişkin uyuşmazlıklarda ilgili kişinin doğrudan Kurula başvurması, en sık rastlanan usul hatasıdır. 6698 sayılı Kanun bir zincir öngörür: önce veri sorumlusuna başvuru, sonra cevabın beklenmesi, ardından şikâyet. Zincirin ilk halkası atlandığında şikâyet esasa girilmeden reddedilir ve arada geçen süre geri kazanılmaz. VERBİS kaydı ise bu zincirin doğru muhatabını bulmayı sağlayan pratik araçtır.
VERBİS Kaydının Şikâyetteki İşlevi
Sicil kaydı yalnızca veri sorumlusunun bir yükümlülüğü değildir; ilgili kişi açısından da başvurunun kime yöneltileceğini, hangi veri kategorilerinin işlendiğinin beyan edildiğini ve irtibat kişisinin kim olduğunu gösterir. Beyan edilen işleme amaçlarıyla fiilen yapılan işleme arasındaki fark, şikâyet dilekçesinde somut bir dayanak oluşturur. Bu nedenle başvuru öncesinde sicil kaydının incelenmesi, dilekçenin gücünü doğrudan artırır.
Zincirin Sırası ve Süreler
- Talep, veri sorumlusuna yazılı olarak veya kayıtlı elektronik yöntemle iletilir.
- Kanunda öngörülen cevap süresi beklenir; süre başvurunun ulaştığı tarihten işler.
- Cevap verilmez ya da yetersiz kalırsa, şikâyet için tanınan süre içinde Kurula başvurulur.
- Her hâlde başvuru tarihinden itibaren işleyen azami süre ayrıca gözetilir.
- Kurul kararına karşı idari yargı yolu, kendi süresi içinde değerlendirilir.
Başvuru Dilekçesinde Sık Yapılan Hatalar
- Talebin hangi hakka dayandığının belirtilmemesi; silme, düzeltme ve bilgi talebinin karıştırılması
- Başvurunun ulaştığı tarihi kanıtlayan bir kaydın saklanmaması
- Kimlik doğrulaması yapılamayan kanaldan gönderim yapılması
- Talebin muhatabı olarak veri işleyenin gösterilmesi
5651 Kapsamındaki Taleplerle Karışma
İnternette yayımlanan içerikten kaynaklanan uyuşmazlıklarda, içeriğin kaldırılmasına ilişkin başvuru yolu ile kişisel verilerin korunmasına ilişkin şikâyet yolu farklı mercilere ve farklı sürelere tabidir. Aynı olay için her iki yola da başvurulabilir; ancak birinden alınan sonuç diğerinin süresini durdurmaz. Talebin niteliğine göre hangi yolun öncelikli olduğunu belirlemek, gereksiz süre kaybını önler.
Veri Sorumlusu Tarafında Hazırlık
Şirket tarafında ise başvuruların tek bir kanaldan toplanması, kayıt altına alınması ve cevap sürelerinin izlenmesi gerekir. Cevabın süresinde verilmemesi, esasa ilişkin bir hukuka aykırılık bulunmasa dahi şikâyetin incelenmesine yol açar. Envanterin sicil beyanıyla uyumlu tutulması bu aşamada savunmanın temelini oluşturur.
Bu metin genel bilgilendirme amacı taşır; başvurunun içeriği ve tarihleri sonucu doğrudan etkilediğinden, zincirin ilk adımı atılmadan önce metnin bir hukukçuyla değerlendirilmesi önerilir.