VERBİS kaydı çoğu veri sorumlusu için başlangıç yükümlülüğüdür; asıl denetim ise verinin saklama süresi dolduğunda ne yapıldığına bakılarak gerçekleşir. Silme, yok etme ve anonim hâle getirme talepleri, hem ilgili kişinin başvurusuyla hem de resen yerine getirilmesi gereken periyodik imha yükümlülüğüyle gündeme gelir. Aşağıda her iki yön için başvuru zinciri ele alınmıştır.
Kayıt Yükümlülüğünün Kapsamı
6698 sayılı Kanun, veri sorumlularının sicile kaydolmasını kural olarak zorunlu tutar; çalışan sayısı, yıllık mali bilanço ve işlenen verinin niteliğine göre istisnalar Kurul kararlarıyla belirlenir. İstisna kapsamında olmak, envanter tutma ve kişisel veri saklama ile imha politikası hazırlama yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz. Sicil bildiriminde beyan edilen amaç ve saklama süreleriyle fiili uygulamanın uyuşmaması, denetimde en çok tespit edilen tutarsızlıktır.
İmha Sürecinin Kurulması
- Her veri kategorisi için saklama süresi, hukuki dayanağı gösterilerek belirlenir.
- Süre dolan veriler için periyodik imha zamanı tanımlanır ve işlem kayıt altına alınır.
- Yedeklerdeki ve arşivdeki kopyalar da imha kapsamına dahil edilir; yaygın eksiklik buradadır.
- Yok etme fiziksel ortam, silme dijital ortam, anonimleştirme ise verinin kimliksizleştirilmesi bakımından ayrı ayrı tanımlanır.
- Aktarılan üçüncü kişilere bildirim yapılması gerekebileceği not edilir.
İlgili Kişi Nereye Başvurur
Verisinin silinmesini isteyen kişi, doğrudan Kurul'a değil önce veri sorumlusuna başvurmak zorundadır. Kanun, veri sorumlusuna talebi en geç otuz gün içinde sonuçlandırma yükümlülüğü getirir. Cevap verilmez veya cevap yetersiz bulunursa, cevabın öğrenilmesinden itibaren otuz gün ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kurul'a şikâyette bulunulabilir. Ön başvuru yapılmadan gidilen şikâyet yolu işleme alınmaz; bu, uygulamadaki en yaygın merci hatasıdır.
Arama Sonuçları ve Yayın Ayrımı
Arama motoru sonuçlarından çıkarma talebi ile içeriğin bulunduğu siteden kaldırılması talebi aynı şey değildir. İkincisi çoğu zaman 5651 sayılı Kanun kapsamında sulh ceza hâkimliğine, birincisi ise arama motoruna ve gerektiğinde Kurul'a yöneltilir. Talebin yönü baştan belirlenmediğinde, verilen karar sorunu yalnızca kısmen çözer.
Yükümlülüklerin kapsamı sektöre ve işlenen veriye göre değişir; buradaki açıklamalar genel bilgilendirmedir. Envanter ve imha politikanızın mevzuata uyumu için hukuki ve teknik değerlendirmenin birlikte yapılması yerinde olur.