VERBİS kaydı çoğu şirkette bir kereye mahsus formalite gibi görülür; oysa kayıttaki aktarım beyanı ile fiilen yapılan yurt dışına veri aktarımı arasındaki uyumsuzluk, inceleme başladığında ilk sorulan sorulardan biridir. Bu rehber, aktarım kaynaklı incelemelerde savunma ve itiraz hattının nasıl kurulacağını ele alıyor.
Kayıt Beyanı ile Fiilî Akışın Örtüşmesi
Bulut e-posta, muhasebe yazılımı, müşteri ilişkileri paneli veya reklam ölçümleme araçları çoğu zaman verinin fiziksel olarak yurt dışında işlenmesi sonucunu doğurur. Sicile aktarım yapılmadığı beyan edilmişken sözleşme ekinde yurt dışı sunucu tercihinin görünmesi, KVKK kapsamındaki incelemede çelişki olarak not edilir. Bu nedenle kayıt güncellemesi, veri envanteri ve tedarikçi sözleşmeleri tek bir tabloda karşılaştırılmalıdır.
Aktarımı Hangi Zemine Dayandırdınız
6698 sayılı Kanun, yurt dışına aktarım için birbirinden farklı hukuki zeminler öngörür: yeterlilik kararı bulunan ülkelere aktarım, uygun güvenceler kapsamında standart sözleşme veya bağlayıcı şirket kuralları, Kurul izinli taahhütname ve sınırlı hâllerde geçerli istisnalar. Uygulamada en sık atlanan nokta, imzalanan standart sözleşmenin kanunda öngörülen kısa süre içinde Kuruma bildirilmesi yükümlülüğüdür. Savunma dosyasının ilk sayfası, hangi aktarımın hangi zemine dayandığını gösteren bir eşleştirme tablosu olmalıdır.
İtirazın Yeri: Sık Karıştırılan Nokta
Kurul kararlarına ve idari para cezalarına karşı gidilecek yargı kolu, kanunda yapılan değişikliklerle güncellenmiştir. Eski tarihli örnek dilekçelere bakarak dosyayı yanlış mahkemeye taşımak, dava açma süresi işlemeye devam ettiği için telafisi zor sonuç doğurur. Tebliğ yazısındaki başvuru yolu bildirimi ile kanunun yürürlükteki metni birlikte okunmalı, tereddüt hâlinde süre dolmadan hareket edilmelidir.
İnceleme Yazısı Geldiğinde İlk Yapılacaklar
- Yazının tebliğ tarihini ve cevap için verilen süreyi ayrı bir takvime işleyin.
- Sorulan her başlık için ilgili kanıtı isimlendirin: envanter, aydınlatma metni, rıza kayıtları, sözleşme ekleri, log örnekleri.
- Aktarımın alıcısını, amacını ve saklama süresini tek cümleyle tanımlayın; belirsiz ifadeler ek soru doğurur.
- Tespit edilen eksikliği inceleme sürerken gidermişseniz bunu tarihli belgeyle gösterin.
- Olası yaptırıma karşı itiraz metnini, cevap yazısıyla çelişmeyecek biçimde şimdiden taslaklaştırın.
Not
Yukarıdaki çerçeve genel bilgilendirme amacı taşır. Aktarımın teknik yapısı ve şirketin veri hacmi sonucu doğrudan etkilediğinden, incelemeye cevap ve itiraz aşamasında alanında çalışan bir hukukçunun değerlendirmesini almanız önerilir.