Bir veri ihlalinin ardından veri sorumlusunu bekleyen iki ayrı süreç vardır: ilgili kişilerin başvuru ve şikâyet hattı ile Kurul tarafından uygulanabilecek idari yaptırım. İdari para cezasıyla karşılaşıldığında en kritik soru, itirazın hangi mercie ve hangi süre içinde yapılacağıdır.
İlgili Kişi Başvurusu ve Kurula Şikâyet Sırası
İlgili kişi, talebini önce veri sorumlusuna iletmek zorundadır. Veri sorumlusu talebi otuz gün içinde sonuçlandırmalıdır; cevabın olumsuz olması veya hiç verilmemesi halinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikâyet yolu açılır. Doğrudan Kurul'a yapılan şikâyet, ön başvuru şartı yerine getirilmediği için işleme alınmaz. Bu sıralamanın atlanması, ilgili kişi bakımından şikâyet için öngörülen sürenin boşa geçmesine yol açabilir.
İdari Yaptırım Kararına İtirazda Merci Sorunu
Kabahat niteliğindeki idari para cezalarına itiraz genel olarak Kabahatler Kanunu'ndaki rejime tabi olmakla birlikte, kişisel verilerin korunması mevzuatında yaptırım kararlarının denetimine ilişkin düzenleme zaman içinde değişikliğe uğramıştır. Bu nedenle itiraz dilekçesi hazırlanmadan önce kararın tebliğ metnindeki başvuru yolu bilgisi ile yürürlükteki kanun metni birlikte kontrol edilmelidir. Yanlış mercie yapılan itiraz, kısa itiraz süresinin tüketilmesi riskini taşır.
Tebliğ Tarihinin Belirlenmesi
İtiraz süresi tebliğ tarihinden işlemeye başladığından, kararın hangi adrese, kime ve ne zaman tebliğ edildiği dosyanın ilk incelenmesi gereken unsurudur. Tüzel kişilerde tebligatın yetkisiz bir çalışana yapılması ya da elektronik tebligat kutusunun düzenli izlenmemesi, sürenin farkında olunmadan işlemesine neden olur.
Yaptırım Öncesi ve Sonrası Belgelendirme
- İhlalin tespit edildiği an, kapsamı ve etkilenen kayıt sayısına ilişkin iç inceleme raporu
- Kurula yapılan ihlal bildiriminin tarih ve içeriğini gösteren kayıtlar
- Etkilenen ilgili kişilere yapılan bilgilendirmenin örnekleri
- Teknik ve idari tedbirlerin ihlal tarihinden önce alındığını gösteren dokümanlar
- VERBİS kaydı, aydınlatma metinleri ve saklama-imha politikasının güncel sürümleri
Cezanın ölçülülüğü tartışılırken, tedbirlerin ihlalden önce mi sonra mı alındığı belirleyici olur. Buradaki bilgiler genel çerçeve sunar; kendi kurumunuza tebliğ edilen bir karar için süre kaçmadan hukuki değerlendirme yapılması gerekir.