Kişisel veri ihlallerinde en çok karşılaşılan usul hatası, doğrudan Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikâyet edilmesidir. KVKK, Kurula gitmeden önce veri sorumlusuna başvuru aşamasını zorunlu tutar; bu basamak atlandığında şikâyet incelenmeden iade edilir ve arada süreler işlemeye devam eder.
Basamak Sırası Neden Belirleyici?
6698 sayılı Kanun ilgili kişiye önce veri sorumlusuna yazılı başvuru yükümlülüğü getirir. Veri sorumlusu talebi en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde sonuçlandırmak durumundadır. Başvuru reddedilir, verilen yanıt yetersiz kalır ya da hiç yanıt verilmezse, ilgili kişi bu sonucu öğrendiği tarihten itibaren otuz gün ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kurula şikâyette bulunabilir. Bu iki süre birlikte işler; ilkine odaklanıp ikincisini kaçırmak sık görülen bir hatadır.
Veri Sorumlusuna Başvuru Metnini Kurmak
- Kimlik bilgileri ve tebligata esas adres eksiksiz yazılır.
- Hangi verinin, hangi işlemeyle ihlale uğradığı somut biçimde tarif edilir.
- Talep açıkça belirtilir: bilgi verilmesi, düzeltme, silme, aktarım yapılan üçüncü kişilere bildirim.
- Başvurunun ulaştığı tarih ispatlanabilir bir kanalla kayda geçirilir.
Başvurunun ulaşma tarihi, tüm süre hesabının başlangıç noktasıdır; bu nedenle kayıtlı elektronik posta, noter veya ıslak imzalı teslim gibi tarihi tartışmasız bir yöntem tercih edilmelidir.
İhlal Bildirimi Yükümlülüğü Veri Sorumlusunda
Veri sorumlusu tarafında bakıldığında tablo tersine döner: ihlalin öğrenilmesinin ardından Kurula ve ilgili kişilere gecikmeksizin, Kurul kararlarında öngörülen kısa süre içinde bildirim yapılması gerekir. Bildirimin geç yapılması, ihlalin kendisinden bağımsız ayrı bir idari yaptırım sebebi olabilir. İhlalin internet ortamındaki yayılımı söz konusuysa 5651 sayılı Kanun kapsamındaki kaldırma yolları da paralel olarak işletilir.
Kurul Kararı Sonrası Yol Ayrımı
Kurul, idari yaptırım uygulayan ve veri işleme faaliyetine ilişkin talimat veren bir idari makamdır; kişisel zararın tazminine hükmetmez. Maddi ve manevi tazminat talebi için genel hükümlere göre mahkemeye başvurulması gerekir. Buna karşılık Kurul kararının hukuka aykırı olduğu düşünülüyorsa, idari işlem niteliğindeki bu karara karşı idari yargı yolu izlenir. Şikâyet dosyasıyla tazminat dosyasının aynı merciden çözüleceği varsayımı, hem zaman hem hak kaybına yol açar.
Dosyayı Ayakta Tutan Kayıtlar
- İhlalin öğrenildiği anın kaynağı: bildirim e-postası, basın duyurusu veya üçüncü kişi uyarısı.
- Etkilenen veri kategorilerinin listesi ve özel nitelikli veri bulunup bulunmadığı.
- Veri sorumlusuyla yapılan tüm yazışmaların tarih sıralı dökümü.
- Zarara ilişkin somut göstergeler: dolandırıcılık girişimi, itibar kaybı, ek masraf.
Buradaki anlatım genel çerçeveyi aktarır; veri sorumlusunun niteliği ve ihlalin kapsamı süreci değiştirebilir. Şikâyet dilekçesini göndermeden önce dosyanızın hukuki değerlendirmeye tabi tutulması, süre kaybını önlemek açısından anlamlıdır.