Şirket genel kurullarında alınan kararlar tartışmaya açıldığında, sonucu çoğu zaman toplantı günü tutulan kayıtlar belirler. TTK sistematiğinde iptal talebinin kapısını aralayan şey de büyük ölçüde bu kayıtlardır; sonradan üretilen açıklamalar toplantı tutanağının yerini tutmaz.
Muhalefet Şerhi: Hem Şart Hem Delil
Toplantıda alınan karara katılmayan pay sahibinin muhalefetini tutanağa geçirtmesi, yalnızca usuli bir formalite değildir. Bu şerh aynı zamanda hangi hususa, hangi gerekçeyle karşı çıkıldığını gösteren birincil delildir. Şerhin "karara muhalifim" düzeyinde kalması, ileride ileri sürülecek gerekçelerle bağ kurulmasını zorlaştırır. Bu nedenle kısa da olsa gerekçeye işaret eden bir cümle eklenmeli, tutanağın imzalı örneği toplantı çıkışında alınmalıdır.
Delil Sözleşmesinin Sınırı Nerede Başlar?
Ortaklar arasındaki sözleşmelerde, uyuşmazlığın yalnızca belirli belgelerle ispat edileceğine ilişkin düzenlemelere sık rastlanır. TBK ve HMK çerçevesinde geçerli kurulmuş bir delil sözleşmesi tarafları bağlar; ancak bu bağ, şirketler hukukuna özgü emredici düzenlemelerin ve genel kurulun işleyişine ilişkin kuralların yerini almaz. Bir başka deyişle taraflar ispat vasıtasını daraltabilir, kanunun aradığı geçerlilik şartını sözleşmeyle ortadan kaldıramaz. İtiraz kurulurken bu ayrım açıkça yazılmalıdır.
Belge Toplama Sırası
- Toplantı çağrısına ilişkin ilan ve bildirim örnekleri.
- Hazır bulunanlar listesi ve temsil belgeleri.
- Gündem ile görüşülen konu arasındaki uyumu gösteren tutanak sayfaları.
- Karara dayanak yapılan finansal tablo ve rapor nüshaları.
- Ortaklar arası sözleşmenin ispat kaydını içeren maddesi.
Süre Baskısı Altındaki Tipik Hatalar
6102 sayılı Kanun kapsamındaki iptal talebi kısa bir süreye bağlıdır ve bu süre karar tarihinden itibaren işler. Uygulamada en sık görülen kayıp, şirketle yürütülen uzlaşma görüşmelerinin sürenin durduğu sanılarak sürdürülmesidir. Görüşme masasında geçen haftalar hakkı korumaz. Bu nedenle görüşme yürütülürken dahi dilekçe hazırlığı paralel ilerletilmeli, son güne bir hafta kala karar verilecek şekilde iç takvim kurulmalıdır.
Talebi Ölçülebilir Kurmak
İptal talebi, hangi kararın hangi bendinin neden sakat olduğunu tek tek göstermelidir. Toptan bir iptal talebi, kısmen haklı olunan hâllerde de bütünüyle reddedilme riski taşır. Karar metni maddelere bölünüp her madde için ayrı gerekçe yazıldığında, ispat yükü de netleşir.
Buradaki değerlendirmeler geneldir; şirket türü, esas sözleşme hükümleri ve toplantı tarihleri sonucu değiştirebileceğinden dosyanın ayrıca incelenmesi gerekir.