Şirketlerde genel kurul kararlarına ilişkin uyuşmazlıkların çoğu, kararın içeriğinden önce toplantıya çağrının nasıl yapıldığı sorusuyla başlar. TTK ve 6102 sayılı Kanun ekseninde yürüyen bu dosyalarda pay sahibinin toplantıdan zamanında haberdar edilmemesi, hem katılım hakkını hem de sonraki itiraz imkânını etkiler. Aşağıdaki kontrol listesi, çağrı ve bildirim gecikmelerinden doğan riskleri azaltmaya yöneliktir.
Çağrı Usulünün Denetlenmesi
Çağrının hangi yolla yapılacağı kanun ve esas sözleşme hükümleriyle belirlenir. Uygulamada tartışma yaratan noktalar; ilan yükümlülüğünün yerine getirilmemesi, pay defterindeki adrese değil eski bir adrese bildirim yapılması, gündemin çağrıda yeterince açık gösterilmemesi ve gündeme sonradan madde eklenmesidir. Bu unsurların her biri ayrı bir hukuki sonuç doğurabileceğinden, çağrı belgeleri tek tek incelenmelidir.
Toplantı Sonrası İzlenecek Adımlar
- Hazır bulunanlar listesi ve temsil belgeleri örneği alındı mı?
- Karara muhalefet şerhi tutanağa geçirildi mi?
- Toplantı tutanağının ve gündemin tam örneği temin edildi mi?
- Tescil ve ilan tarihleri takip edildi mi?
- Bakanlık temsilcisi gereken hâllerde katılım sağlandı mı?
- İptal davası için öngörülen sürenin son günü takvime işlendi mi?
Muhalefet Şerhinin Önemi
Toplantıda hazır bulunan pay sahibinin sonraki aşamada iptal talebinde bulunabilmesi bakımından muhalefetin tutanağa geçirilmiş olması belirleyicidir. Sözlü olarak dile getirilip tutanağa yazılmayan itiraz, sonradan ispat edilemez. Bu nedenle muhalefetin hangi gündem maddesine ilişkin olduğu ve gerekçesi kısa da olsa açıkça yazdırılmalıdır.
Delil Sözleşmesi ve Şirket Kayıtları
Ortaklar arasındaki pay sahipleri sözleşmelerinde yer alan delil kayıtları, ispatı kolaylaştırabilir; ancak şirketler hukukunun emredici hükümlerini bertaraf edemez. Bu tür dosyalarda ticari defterler, pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ve kurumsal elektronik yazışmalar birlikte değerlendirilir. Defterlerin usulüne uygun tutulup tutulmadığı, çoğu uyuşmazlıkta ispat gücünü doğrudan etkiler.
Çağrı Ulaşmadıysa
Toplantıdan haberdar edilmediğini ileri süren pay sahibi, kendisine yapıldığı iddia edilen bildirimin nereye ve kime yapıldığını belgelemeli; pay defterindeki adres kaydı ile karşılaştırmalıdır. Öğrenme tarihinin belgelenmesi, süre tartışmasında en az esasa ilişkin itirazlar kadar önemlidir.
Bu yazı genel bir çerçeve çizer. Şirket türü, esas sözleşme hükümleri ve kararın konusu değerlendirmeyi değiştirebileceğinden, adım atmadan önce şirket belgeleriyle birlikte hukuki görüş almanız yerinde olur.