Ticari hayatta bir sözleşmenin en zayıf halkası çoğu zaman içeriği değil, onu imzalayan kişinin yetkisidir. Yetkisiz temsille kurulan ilişki, yıllar sonra ödeme talep edildiğinde tartışmaya açılır ve o ana kadar yapılan tüm planlama askıya alınır. Buna bir de uyuşmazlığın hangi mahkemede görüleceği sorusu eklenince, sözleşme öncesi yapılacak kısa bir kontrol, sonradan harcanacak aylara bedel olur.
İmza Anında Doğrulanması Gerekenler
Türk Ticaret Kanunu ve 6102 sayılı düzenleme çerçevesinde şirketi temsil yetkisi, ticaret siciline tescil ve ilan edilen kararlarla belirlenir. İmza sirküleri tek başına yeterli bir belge değildir; sirkülerin dayandığı yetkilendirme kararının hâlen yürürlükte olup olmadığı önemlidir. Müşterek imza şartı öngörülmüşse tek imzayla kurulan işlem şirketi bağlamayabilir.
Sözleşme Dosyasına Konulacak Belgeler
- Güncel tarihli ticaret sicil kaydı ve yetkilendirmeye ilişkin karar
- İmza sirküleri ve imza atan kişinin kimlik bilgisi
- Temsil sınırına ilişkin varsa parasal eşik kayıtları
- Sözleşme öncesi yazışmaların tam seti
- Ticari defter ve fatura kayıtlarıyla ilişkilendirme notu
Yetki ve Uyuşmazlık Çözüm Kayıtları
Yetkili mahkeme veya tahkim kaydı, sözleşmenin sonuna eklenen bir formalite değil, uyuşmazlık çıktığında ilk çalışan hükümdür. Tacirler arasındaki ilişkilerde yetki sözleşmesi yapılabilmesi mümkündür; ancak kaydın açık, tereddüde yer bırakmayan biçimde yazılması gerekir. Hem yetkili mahkemeyi hem tahkimi aynı anda işaret eden çelişkili kayıtlar, esasa girilmeden aylar süren bir ön tartışma doğurur.
Tebligat Adresinin Sözleşmedeki Yeri
Şirketlere tebligat kural olarak kayıtlı elektronik posta üzerinden yapılır. Sözleşmede ayrıca bildirim adresi kararlaştırılmışsa, adres değişikliğinin karşı tarafa yazılı olarak bildirilmesi şartı da eklenmelidir. Aksi hâlde ihtar eski adrese gider, muhatap durumu geç öğrenir ve itiraz ya da cevap süresi bu arada işler. Sözleşmenin feshi, temerrüde düşürme ve ayıp bildirimi gibi süreye bağlı işlemlerde bu ayrıntı doğrudan sonucu değiştirir.
Uyuşmazlık Doğduğunda İzlenecek Sıra
- İmzacının yetki durumunu, işlem tarihindeki sicil kaydına göre tespit edin.
- Yetkisiz temsil iddiası varsa şirketin sonraki davranışlarını, özellikle ödeme ve teslim kayıtlarını inceleyin.
- Ticari defterlerin usulüne uygun tutulup tutulmadığını erken aşamada değerlendirin.
- Yetki ve tahkim kaydını, dava açmadan önce ayrı bir başlık olarak analiz edin.
- Tüm ihtarları, tebliğ tarihini belgeleyecek bir kanaldan gönderin.
Sonraki Sözleşmeler İçin Kalıcı Önlem
Aynı hatanın tekrar etmemesi için imza öncesi kısa bir kontrol formu kullanmak, uygulamada en çabuk sonuç veren yöntemdir. Yetki belgesi, adres kaydı, uyuşmazlık çözüm kaydı ve ödeme koşulu başlıklarının her sözleşme dosyasında aynı sırayla doğrulanması, kurumsal hafıza oluşturur.
Buradaki değerlendirmeler genel niteliktedir. Temsil yetkisinin kapsamı ve yetki kayıtlarının geçerliliği somut belgelere göre değişeceğinden, imza öncesinde hukuki görüş alınması önerilir.