Anonim ve limited şirketlerde genel kurulun hukuki kaderi, çoğu zaman toplantı gününden çok önce belirlenir. TTK ve 6102 sayılı Kanun ekseninde bakıldığında çağrı usulü, gündem ve katılım kayıtlarındaki tek bir aksaklık, esasa ilişkin en güçlü itirazı bile işlevsiz bırakabilir. Bu rehber, tahkim kaydı bulunan şirket uyuşmazlıklarında tebligat gecikmesinden doğan hak kayıplarını önlemeye dönük bir kontrol listesi sunar.
Genel Kurulda Zaman Neden Bu Kadar Dar İşler?
Genel kurul kararının iptali talebi, kararın alındığı ana bağlanan ve hak düşürücü nitelikte olan bir süreye tabidir. Toplantıya katılmayan pay sahibi ise kararı çoğunlukla kendisine yapılan bildirim veya ticaret sicili ilanı üzerinden öğrenir. Postanın geç ulaşması, adres değişikliğinin sicile yansıtılmaması ya da kayyım/temsilci sıfatındaki kişiye yapılan bildirimin ilgiliye ulaşmaması, sürenin fiilen tükenmesine yol açar. Bu nedenle süre hesabı evrakın eline geçtiği gün üzerinden değil, hukuken geçerli tebliğ tarihi üzerinden kurulmalıdır.
Bildirimin Kırıldığı Tipik Noktalar
- Pay defterindeki kaydın devir sonrası güncellenmemesi ve çağrının eski maliğe gitmesi
- Çağrının, esas sözleşmede öngörülen usule ve ilan yükümlülüğüne uyulmadan yapılması
- Şirketin KEP adresine düşen bildirimin düzenli izlenmemesi
- Yurt dışında yerleşik ortağa yapılacak tebligatın öngörülenden uzun sürmesi
- Toplantı tutanağı ve hazirun cetvelinin tebliğ tarihiyle çelişen bilgiler taşıması
Toplantı Öncesi ve Sonrası İçin Kontrol Listesi
- Ortak ve temsilci adresleri, toplantı çağrısından önce sicil ve pay defteriyle karşılaştırılarak güncellenir.
- Çağrı belgesinin gönderim tarihi, teslim tarihi ve iade şerhleri tek bir tabloda tutulur.
- Gündeme bağlılık ilkesi gözetilerek, görüşülecek her madde önceden yazılı biçimde tanımlanır.
- Muhalefet şerhi, toplantı sırasında tutanağa gerekçesiyle birlikte geçirilir; sonradan eklenmesi tartışma yaratır.
- Karar sonrası ilan ve tescil tarihleri not edilerek süre takvimi hemen açılır.
Tahkim Kaydı Varsa Yol Ayrımı
Esas sözleşmede ya da pay sahipleri sözleşmesinde tahkim kaydı bulunması, her uyuşmazlığın hakem önüne taşınacağı anlamına gelmez. Şirketler hukukuna özgü bazı taleplerin tahkime elverişliliği tartışmalıdır ve yanlış merciye yapılan başvuru, mahkemeye gidilecek süreyi tüketebilir. TBK çerçevesinde kurulan sözleşmesel ilişkilerden doğan alacak ve tazminat talepleri ile ortaklık yapısına ilişkin talepleri baştan ayırmak gerekir. Tahkimde de bildirimler, kurum kuralları veya taraf iradesiyle belirlenen usule göre işler; bu usulün sözleşmede net yazılmaması, süre tartışmasını hakem heyetine taşır.
Dosyayı Kapatmadan Önce
Şirket uyuşmazlıklarında en sık karşılaşılan kayıp, esasa ilişkin haklılığın usul nedeniyle değerlendirilememesidir. Buradaki açıklamalar genel nitelikte olup somut olayın yapısına göre değişebilir; şirketin türü, pay yapısı ve sözleşme metni farklı bir strateji gerektirebileceğinden, karar öncesinde dosyanın hukukçu tarafından incelenmesi yerinde olur.