Anonim ve limited şirketlerde genel kurul kararlarına yönelik uyuşmazlıkların büyük kısmı, toplantının içeriğinden çok nasıl belgelendiğinden doğar. 6102 sayılı TTK'nın öngördüğü şekil şartları ile tarafların sözleşmeyle kurduğu ispat düzeni birlikte okunmadığında, haklı bir itiraz usulden zayıflayabilir.
Toplantı Öncesi Şekil Denetimi
İptal tartışmalarının çoğu, karar alınmadan önceki aşamada doğar. Çağrının usulüne uygun yapılıp yapılmadığı, gündemin ilan edilen içerikle sınırlı kalıp kalmadığı, toplantı ve karar yeter sayılarının sağlanıp sağlanmadığı, hazır bulunanlar listesinin doğru düzenlenip düzenlenmediği ayrı ayrı denetlenmelidir. Gündemde bulunmayan bir konuda karar alınması, tek başına önemli bir sakatlık nedenidir.
Delil Sözleşmesinin Sınırları
Ortaklar arası sözleşmelerde, uyuşmazlığın yalnızca belirli belgelerle ispat edileceğine ilişkin düzenlemelere sık rastlanır. Bu tür bir delil sözleşmesi, HMK çerçevesinde tarafların üzerinde serbestçe tasarruf edebileceği konularla sınırlıdır; kamu düzenine ilişkin hususlarda ve mutlak butlanla batıl sayılan kararlarda ispat düzenini daraltıcı etki doğurması beklenmez. Ayrıca sözleşmenin kapsamı belirsizse, sonradan hangi delilin dinlenip dinlenmeyeceği başlı başına bir uyuşmazlık hâline gelir.
İptal Yoluna Giderken Kontrol Sırası
- Toplantıda muhalefetinizi tutanağa geçirtin; muhalefet şerhi olmadan dava hakkının doğup doğmadığı tartışma konusu olur.
- Toplantı tutanağı, hazır bulunanlar listesi ve çağrı belgelerinin örneklerini temin edin.
- Kararın tescil ve ilan tarihini kayda geçirin; süre bakımından belirleyici olabilir.
- Talebinizi iptal mi, yokluk ya da butlan tespiti mi olduğunu netleştirin; sonuçları ve süreleri farklıdır.
- Kararın uygulanmasının durdurulmasına ilişkin talebi, doğacak zararı somutlaştırarak ileri sürün.
Şirket Tarafında Risk Azaltma
- Çağrı, gündem ve vekâletname örneklerinin arşivlenmesi
- Elektronik ortamda yapılan toplantılarda katılım kayıtlarının saklanması
- Pay defteri ile hazır bulunanlar listesi arasındaki tutarlılığın önceden kontrolü
- Bağlantılı işlemlerde menfaat çatışması beyanlarının tutanağa geçirilmesi
- Bakanlık temsilcisi bulunması gereken hâllerin toplantı öncesinde teyidi
Sözleşmesel Zeminin Önceden Kurulması
Ortaklık ilişkisinin sürekliliği düşünüldüğünde, uyuşmazlık çıktıktan sonra ispat rejimi tartışmak geç kalınmış bir çabadır. Pay sahipleri sözleşmesinde bildirim usulü, yazışma adresi ve hangi kayıtların esas alınacağı açıkça düzenlendiğinde, ileride hem TBK hem TTK yönünden tartışma alanı daralır.
Buradaki değerlendirmeler genel niteliktedir. Şirketin türü, esas sözleşme hükümleri ve kararın konusu izlenecek yolu değiştirebileceğinden, somut karar bakımından hukuki destek alınması önerilir.