Bir genel kurul kararının akıbeti, çoğu zaman kararın içeriğinden önce toplantının nasıl çağrıldığına ve kimin hangi sıfatla oy kullandığına bağlıdır. 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu ve Türk Borçlar Kanunu çerçevesinde yürütülen bu değerlendirme, hem karar alan yönetim hem karara itiraz eden pay sahibi için yetki ve usul kontrol listesi sunar.
Çağrının kaynağı: kim, hangi sıfatla çağırdı?
Toplantıya çağrı yetkisi kural olarak yönetim organına aittir; azlığın talebi, mahkeme izniyle çağrı veya tasfiye hâlindeki özel durumlar ise farklı usullere tabidir. Görev süresi dolmuş bir yönetim kurulunun çağrısı, çağrının ilan biçimindeki eksiklik ve pay sahiplerine yapılacak bildirimin usulüne uyulmaması, kararın geçerliliğini doğrudan tartışmalı hâle getirir.
Gündem disiplinini denetleyin
Gündemde bulunmayan bir konunun karara bağlanması, kanunda öngörülen istisnalar dışında kabul edilmez. Gündem maddelerinin, üzerinde oy kullanılacak konuyu anlaşılır biçimde ifade etmesi gerekir; genel ve muğlak başlıklar altında alınan kararlar bu yönüyle sakatlanabilir. Toplantı öncesinde şu belgelerin pay sahiplerinin incelemesine hazır tutulup tutulmadığı da denetlenmelidir:
- Finansal tablolar ve yönetim organı yıllık faaliyet raporu
- Denetime ilişkin raporlar ve kâr dağıtım önerisi
- Esas sözleşme değişikliği söz konusu ise değişiklik metni
- Toplantı gündemi ve varsa azlık talebine ilişkin yazışmalar
Toplantı anında tutulacak kayıtlar
Hazır bulunanlar listesindeki pay oranları, temsil belgeleri ve vekâletnamelerin geçerliliği, sonradan yürütülecek her tartışmanın temelini oluşturur. Toplantı ve karar nisabının hangi ana göre hesaplandığı, oylamaya katılmaması gereken pay sahibinin oy kullanıp kullanmadığı ve toplantı sırasındaki itirazların tutanağa geçirilip geçirilmediği kayıt altına alınmalıdır.
Muhalefet şerhi olmadan açılan dava zorlanır
Toplantıda hazır bulunan ve karara katılmayan pay sahibi bakımından muhalefetin tutanağa geçirilmesi belirleyicidir. Şerh, yalnızca karara katılmama beyanından ibaret bırakılmamalı; hangi maddeye, hangi gerekçeyle karşı çıkıldığı yazılmalıdır. Toplantıya çağrılmamış veya usulsüz çağrılmış pay sahibinin durumu ise farklı değerlendirilir.
İptal, butlan ve yokluk ayrımı
Her sakat karar aynı sonuca bağlanmaz. Kanuna, esas sözleşmeye veya dürüstlük kuralına aykırılık iptal sebebiyken; pay sahibinin vazgeçilmez haklarını ortadan kaldıran ya da anonim şirketin temel yapısına aykırı düşen kararlar bakımından butlan gündeme gelir. Talebin bu ayrıma göre kurulmaması, süreye bağlı bir iptal davasının süresiz ileri sürülebileceği varsayımıyla geciktirilmesine yol açabilir. Dava, şirket merkezinin bulunduğu yerdeki ticaret mahkemesinde şirkete karşı yöneltilir.
Bu metin genel bir çerçeve çizer; şirketin türü, esas sözleşme hükümleri ve toplantı belgeleri sonucu tümüyle değiştirebilir. Karar aleyhine adım atmadan önce toplantı tutanağı ve hazır bulunanlar listesiyle birlikte hukuki değerlendirme almanız gerekir.