Şirketler hukukunda genel kurul kararlarına ilişkin uyuşmazlıklar, çoğu zaman kararın içeriğinden değil toplantının nasıl yapıldığından doğar. Çağrının usulüne uygun yapılmaması, gündem dışına çıkılması, oy hakkının hatalı hesaplanması gibi eksiklikler kararın iptalini gündeme getirir. Bu tartışmalarda hangi belgenin ispat gücü taşıdığı ise taraflar arasındaki düzenlemelerle şekillenebilir. Aşağıdaki kontrol listesi, TTK ve TBK ekseninde bu iki boyutu birlikte ele alıyor.
Toplantı öncesi belgelerin sabitlenmesi
İptal iddiası ileri sürülecekse, tartışmanın dayanağı olan belgelerin toplantıdan önce ve toplantı sırasında kayda alınması gerekir. Çağrı ilanı, pay sahiplerine gönderilen bildirimler, hazır bulunanlar listesi, vekâletnameler ve gündem metni sonradan temini güç belgelerdir. Toplantıda muhalefetin tutanağa geçirilmesi ise iptal davası açabilmenin temel şartlarından biridir ve sonradan tamamlanamaz.
Delil sözleşmesinin işlevi ve sınırı
Taraflar, aralarındaki ilişkide belirli vakıaların hangi delillerle ispatlanacağını sözleşmeyle kararlaştırabilir. Pay sahipleri sözleşmelerinde ya da ticari sözleşmelerde yer alan bu tür hükümler, bildirimlerin hangi kanaldan yapılacağını ve hangi kaydın esas alınacağını belirleyerek uyuşmazlığı daraltır. Ancak delil sözleşmesi, kanunun emredici usul hükümlerinin ve şirketler hukukundaki zorunlu düzenlemelerin yerine geçmez. Genel kurulun toplanma ve karar alma usulüne ilişkin kurallar sözleşmeyle esnetilemez.
Sözleşmeye yazılması yararlı kalemler
- Bildirimlerin yapılacağı adres ve elektronik kanal
- Hangi kaydın esas alınacağı: pay defteri, elektronik sistem çıktısı, ticari defterler
- Toplantı kayıtlarının saklama süresi ve erişim usulü
- Ortaklar arası uyuşmazlıklarda izlenecek ön çözüm adımları
- Yetkili mahkeme ve tahkim tercihine ilişkin açık düzenleme
İptal davasında süre yönetimi
- Toplantı tarihi ve muhalefet şerhinin tutanağa geçirildiği an kaydedilir.
- İptal davası için karar tarihinden itibaren işleyen üç aylık hak düşürücü süre takvime alınır.
- Butlan iddiası ileri sürülecekse bunun ayrı bir hukuki temele dayandığı not edilir.
- Kararın uygulanmasının durdurulmasına ilişkin talep dilekçede ayrıca gerekçelendirilir.
- Ticaret siciline tescil edilmiş kararlar bakımından üçüncü kişilere etkisi değerlendirilir.
Ortaklar arası anlaşma ile dava arasındaki tercih
Ortaklar arasındaki uyuşmazlıklarda dava, şirketin ticari itibarını ve işleyişini doğrudan etkileyebilir. Pay devri, kâr dağıtımı veya yönetim yapısına ilişkin düzenlemeyi içeren bir anlaşma çoğu zaman daha hızlı sonuç verir. Buna karşılık azınlık haklarının sürekli ihlal edildiği yapılarda, tek seferlik bir anlaşma sorunu ertelemekten öteye geçmez. Bu nedenle çözüm metni, gelecekteki genel kurullar için de işleyen bir usul kurmadıkça kalıcı olmaz.
Not
Bu içerik genel bilgilendirme amacı taşır. Şirket türü, esas sözleşme hükümleri ve toplantının yapılış biçimi sonucu değiştirebilir. Karar aleyhine adım atmadan önce belgelerin bütün olarak incelenmesi gerekir.