Ortaklar arasındaki anlaşmazlıklar çoğu zaman hukuki bir tartışmadan önce bir kayıt tartışması olarak başlar. Kimin hangi ödemeyi onayladığı, hangi kararın gerçekten alındığı, hangi yazışmanın bağlayıcı sayılacağı belirsizleştiğinde esas meselede haklı olmak tek başına sonuç doğurmaz. TTK ve TBK ekseninde yürüyen şirket içi uyuşmazlıklarda delil sözleşmesi, tarafların hangi araçla neyi ispatlayabileceğini önceden çizdiği için, ihtilaf doğduğunda oyun alanını belirleyen ilk metindir.
Delil Sözleşmesi Uyuşmazlığın Hangi Kısmını Kilitler
Ortaklık sözleşmesine, pay devri protokolüne veya hissedarlar sözleşmesine konulan delil kayıtları genellikle iki işlev görür: belirli bir vakıanın yalnızca belirli belgelerle ispat edilebileceğini kararlaştırmak ve tarafların defter, kayıt veya elektronik sistemlerini münhasır delil olarak kabul etmek. Buradaki denge hassastır. Bir tarafın tek başına ürettiği ve kontrol ettiği kaydın münhasır delil sayılması, karşı tarafın ispat imkânını fiilen ortadan kaldırabilir; bu tür kayıtlar uyuşmazlık çıktığında geçerlilik tartışmasına açıktır.
Şirket Kayıtlarının İspat Gücü Nereden Gelir
Yönetim kurulu ve genel kurul karar defterleri, pay defteri, ticari defterler ve şirket e-posta sistemleri farklı ispat ağırlığına sahiptir. Belirleyici olan defterin adı değil, düzenli ve süreklilik gösteren bir kayıt sisteminin parçası olup olmadığıdır. Sonradan toplu şekilde oluşturulmuş, tarih sırası bozuk veya imza sirkülerine uymayan kayıtlar, karşı taraf itiraz ettiğinde hızla değer kaybeder.
Yazışmalar ve elektronik izler
Ortaklar arasındaki mesajlaşmalar çoğu dosyada en açıklayıcı delildir; ancak nasıl elde edildiği tartışmalıysa hem hukuka uygunluk hem de bütünlük sorunu doğar. Ekran görüntüsü yerine, mesajın kaynağını ve tarih bilgisini koruyan dışa aktarım tercih edilmelidir.
Delil Eksikliğinin Doğduğu Kritik Anlar
- Ortaklık ilişkisi bozulduğunda şirket sistemlerine erişimin bir gecede kesilmesi
- Sözlü mutabakatla yapılan pay devri veya kâr dağıtımı taahhütleri
- Şirket hesabından yapılan ödemelerin açıklama alanının boş bırakılması
- Yönetimdeki ortağın belge taleplerini yanıtsız bırakması
- Delil sözleşmesine güvenilerek ikinci bir delil setinin hiç oluşturulmaması
İhtilaf Büyümeden Atılacak Adımlar
- Erişiminiz varken tüm kayıt setinin tarihli kopyasını alın; sonradan talep her zaman sonuç vermez.
- Bilgi alma ve inceleme talebinizi yazılı ve tarihli biçimde şirkete iletin; yanıtsızlık da bir delildir.
- Delil sözleşmesinin kapsamını okuyun: hangi vakıa sınırlandırılmış, hangisi serbest bırakılmış ayrıştırın.
- Kaybolma riski taşıyan elektronik kayıtlar için delil tespiti yolunu değerlendirin.
- Uzman incelemesi gerekecek mali kalemleri baştan işaretleyip belge listesini buna göre kurun.
Değerlendirme
Şirket içi uyuşmazlıklarda kaybedilen dosyaların önemli bir kısmı haksızlıktan değil, doğru anda alınmamış bir kayıttan kaynaklanır. Delil sözleşmesi bu riski hem azaltabilir hem de yanlış kurgulandığında büyütebilir.
Yukarıdaki açıklamalar genel nitelikte olup her ortaklık yapısı kendi sözleşme metni ve kayıt düzeniyle birlikte okunmalıdır. Somut uyuşmazlıkta adım atmadan önce dosyanızı bir hukukçuyla birlikte değerlendirmeniz yerinde olur.