Ortaklar arasındaki anlaşmazlıklar mahkemeye taşındığında tartışma çoğu zaman kimin haklı olduğu değil, kimin elinde belge bulunduğu üzerinden ilerler. TTK ve TBK çerçevesinde şirket içi ilişkilerin büyük bölümü sözleşme serbestisiyle düzenlenebildiği için, ihtilaf doğmadan önce kurulan bir delil sözleşmesi ve kayıt disiplini, sonradan yapılacak her savunmadan daha etkilidir.
Delil Sözleşmesi Ne İşe Yarar, Sınırı Nedir
Taraflar, aralarındaki uyuşmazlıkta belirli vakıaların yalnızca belirli delillerle ispatlanacağını kararlaştırabilir. Ortaklık ilişkilerinde bu, çoğunlukla şu biçimde işler: pay devri, kâr payı talebi, rekabet yasağı ya da imza yetkisi gibi konularda ispatın yazılı belgeye bağlanması. Ancak bu serbesti sınırsız değildir; kanunun emredici hükümleriyle, resmi şekle bağlı işlemlerle ve tarafların ispat hakkını fiilen ortadan kaldıran düzenlemelerle sınırlıdır. HMK'nın ispata ilişkin genel çerçevesi dışına çıkan bir kayıt, tam da ihtiyaç duyulduğu anda geçersiz sayılabilir.
Ortaklık İhtilaflarında En Sık Görülen Belge Boşlukları
- Genel kurul ve yönetim kurulu kararlarının defterlere zamanında işlenmemesi
- Ortak kararıyla yapıldığı söylenen ödemelerin yalnızca sözlü mutabakata dayanması
- Ortak cari hesabına yapılan aktarımların açıklamasız banka hareketi olarak kalması
- Pay devri görüşmelerinin imzasız taslaklar üzerinden yürütülmesi
- Şirket bilgisayarındaki yazışmaların, ihtilaf çıktığında erişimi kesilen bir hesapta bulunması
İhtilaf Öncesi Kurulacak Kayıt Mimarisi
- Ortaklar sözleşmesine, hangi bildirimlerin hangi kanaldan yapılacağını gösteren bir bildirim maddesi konulur.
- Elektronik yazışmaların delil değeri ve saklama süresi açıkça kararlaştırılır.
- Defter ve kayıtların hangi periyotta bağımsız olarak mutabakata bağlanacağı belirlenir.
- Ortaklara bilgi alma ve inceleme talebinin nasıl iletileceği yazılı usule bağlanır.
- Uyuşmazlık halinde başvurulacak yol, arabuluculuk ya da tahkim tercihi, baştan netleştirilir.
İhtilaf Çıktıktan Sonra Yapılacak İlk İş
Uyuşmazlık başladıktan sonra kurulan kayıt düzeni geç kalmış sayılır, ancak yine de yapılabilecekler vardır: ortaklık defterlerinin ve ticaret sicil kayıtlarının güncel örneklerinin alınması, şirket kayıtlarına erişimin engellenmesi halinde bunun yazılı olarak belgelenmesi, delil tespiti yoluna başvurulması ve bilgi alma talebinin usulüne uygun biçimde yazılı olarak iletilmesi. Erişim engellendiğinde bunun tarihli kaydı, sonradan defterlerin ibraz edilmemesi tartışmasında ayrı bir değer taşır.
Bir Not: Aynı Belge Her İki Tarafa da Hizmet Eder
Kayıt disiplini yalnızca dava açacak tarafın işine yaramaz. Yönetim yetkisini kullanan ortak açısından da, alınan kararların gerekçesiyle birlikte kayda geçirilmesi, sorumluluk iddialarına karşı en somut savunmadır.
Bu metin genel bir çerçeve sunar; şirket türü, esas sözleşme hükümleri ve ihtilafın konusu farklı çözümler gerektirebilir. Sözleşme metinlerinin denetimini ve delil planını dosyanızın özelliklerine göre bir hukukçuyla kurgulamanız uygun olur.