Ortaklar arasındaki uyuşmazlıklar, çoğu zaman ilişkinin iyi gittiği dönemde tutulmayan kayıtlar yüzünden çözümsüz hâle gelir. TTK ve TBK çerçevesinde yürüyen şirket içi ihtilaflarda, HMK'nın delil sözleşmesine imkân tanıyan düzenlemesi taraflara önemli bir planlama alanı açar. Bu rehber, hem sözleşme aşamasındaki kurguyu hem uyuşmazlık çıktıktan sonraki kayıt denetimini konu alır.
Delil Sözleşmesinin Kapsamı ve Sınırı
Taraflar, aralarındaki uyuşmazlıkta belirli delillerle ispat yapılacağını kararlaştırabilir; örneğin ödemelerin yalnızca banka kayıtlarıyla, onayların yalnızca yazılı bildirimle ispat edileceği belirlenebilir. Ancak bu serbestlik sınırsız değildir. Bir tarafın ispat hakkını fiilen ortadan kaldıran, tümüyle tek yanlı düzenlemeler beklenen sonucu doğurmaz. Bu nedenle hükmün kapsamı dar ve uygulanabilir tutulmalıdır.
Uyuşmazlık Öncesinde Kurulacak Kayıt Disiplini
- Ortaklar kurulu ve yönetim kararlarının düzenli biçimde deftere işlenmesi
- Ortakların şirkete kullandırdığı fonların ödünç mü sermaye mi olduğunun yazılı olarak belirlenmesi
- Kâr dağıtımı ve ücret ödemelerinin karar dayanağıyla eşleştirilmesi
- Yetki devirlerinin yazılı ve tarihli yapılması
- Ortaklık payı devirlerinde pay defteri kayıtlarının güncellenmesi
Şirket Kayıtlarına Erişim Sorunu
- Yönetimde bulunmayan ortağın bilgi alma ve inceleme talebinin yazılı olarak yöneltilmesi
- Talebin karşılanmaması hâlinde başvurulabilecek yolların dosyada belgelenmesi
- Muhasebe kayıtlarına yalnızca sözlü erişimle yetinilmemesi, örnek alınması
- Elektronik ortamdaki kayıtların erişim yetkisi kesilmeden temin edilmesi
Süreye Bağlı Yolların Gözden Kaçmaması
Şirketler hukukunda bazı yollar sıkı sürelere bağlıdır. Genel kurul kararlarının iptali için kanunda öngörülen üç aylık süre bunların başında gelir. Delil hazırlığı sürerken bu takvimin ihmal edilmesi, esasa girilmeden hak kaybına yol açar. Bu nedenle uyuşmazlık ortaya çıktığında, ilk yapılacak işlerden biri hangi taleplerin süreye bağlı olduğunun listelenmesidir.
Kapanış
Ortaklık ilişkileri kendine özgü dinamikler taşır ve burada sıralanan başlıklar yalnızca genel bir çerçeve sunar. Sözleşmeye delil kaydı eklenmesi ya da mevcut bir ihtilafta kayıt talebinde bulunulması öncesinde, şirketin yapısına uygun hukuki değerlendirme alınması önerilir.