Ortaklar, yöneticiler ya da şirket ile ilişkili kişiler arasındaki uyuşmazlıklarda tartışma çoğu zaman iki eksende yürür: kim neyi kararlaştırdı ve bu nasıl ispatlanacak. Delil sözleşmesi, tarafların ispat yöntemini önceden belirlemesine imkân tanıyan güçlü bir araçtır; ancak yanlış kurulduğunda şirket içi bir uyuşmazlıkta kendi tarafınızın elini de bağlayabilir. Bu rehber, 6102 sayılı TTK ve TBK çerçevesinde delil düzeni ile süre yönetimini birlikte ele alıyor.
Şirket Belgeleri Bir Delil Sistemi Oluşturur
Pay defteri, yönetim organı karar defteri, genel kurul tutanakları ve hazirun cetveli birbirini doğrulayan bir zincir kurar. Uyuşmazlık çıktığında bu zincirin hangi halkasının eksik olduğu hızla belirlenmelidir; çünkü eksik ya da sonradan düzenlendiği tartışmalı kayıtlar, aynı olaya ilişkin diğer belgelerin değerini de zayıflatır. Defterlerin usulüne uygun tutulup tutulmadığı, çoğu dosyada esasa ilişkin tartışmadan önce gelir.
Delil Sözleşmesi Kurulurken Dikkat Edilecekler
- Hangi konuların hangi delille ispatlanacağı tereddüde yer bırakmayacak biçimde yazılmalıdır.
- Elektronik yazışmaların delil kabul edileceği kararlaştırılıyorsa, hangi adres ve sistemlerin esas alınacağı belirtilmelidir.
- Tarafların tacir sıfatı ve pazarlık gücü farkı, hükmün geçerliliği tartışmasını doğurabilir.
- Kesin delil sözleşmesi ile ispat kolaylığı arasındaki fark bilinerek tercih yapılmalıdır.
- Sözleşme metni, ileride ortaya çıkabilecek delil türlerini dışlayacak kadar dar yazılmamalıdır.
Kısa Sürelere Bağlı Talepler
Şirketler hukukunda bazı talepler, genel zamanaşımından çok daha kısa ve niteliği itibarıyla hak düşürücü sürelere bağlanmıştır. Genel kurul kararlarının iptaline ilişkin talepler bunun tipik örneğidir. Bu nedenle bir karar alındığında, karara muhalefetin tutanağa geçirilmesi ve tarihlerin kayda alınması, ileride açılacak davanın ön koşulunu korur. Toplantıya katılmayan ortak bakımından da öğrenme ve tescil tarihleri ayrıca izlenmelidir.
Uyuşmazlık Belirdiğinde İlk Adımlar
- Tartışmaya konu karar ve işlemler tarih sırasıyla listelenir.
- Her işlem için dayanak belge ve imza yetkisi kontrol edilir.
- Bilgi alma ve inceleme talepleri yazılı olarak ve kayıtlı biçimde iletilir.
- Şirket dışında tutulan yazışma ve raporlar, silinme riskine karşı yedeklenir.
- Kısa süreye tabi talepler için son günler ayrı bir takvimde işaretlenir.
Sözleşmesel Düzenle Yargısal Denetimin Kesişimi
Ortaklar arasında yapılan düzenlemeler, şirketler hukukunun emredici yapısıyla her zaman uyumlu olmayabilir. Bu nedenle delil sözleşmesi ya da benzeri düzenlemeler hazırlanırken, hükmün sadece taraflar arasında mı sonuç doğuracağı yoksa şirket tüzel kişiliğini de bağlayıp bağlamayacağı ayrıca değerlendirilmelidir. Bu ayrım yapılmadığında, geçerli sanılan bir hükme dayanarak süre kaçırılabilir.
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır. Şirket türü, esas sözleşme hükümleri ve uyuşmazlığın niteliği izlenecek yolu değiştirebileceğinden, defter ve sözleşme örnekleriyle birlikte hukuki destek alınması yerinde olur.