Ortaklar arasındaki uyuşmazlıklarda tartışma çoğu zaman kimin haklı olduğundan önce, iddianın hangi belgeyle kanıtlanabileceği noktasında düğümlenir. TTK ve TBK çerçevesinde kurulan şirket ilişkilerinde, sözleşmeye konulan delil kayıtları bu düğümü baştan çözebilir; yanlış kurulduğunda ise tarafı savunmasız bırakabilir.
Delil Sözleşmesi Ne Yapar, Ne Yapamaz
Delil sözleşmesi, tarafların bir vakıanın hangi delillerle ispat edileceğini önceden kararlaştırmasıdır. Münhasır nitelikte kurulduğunda, sözleşmede sayılanlar dışındaki delillere dayanılamaz. Ancak bu serbesti sınırsız değildir: tarafların üzerinde serbestçe tasarruf edemeyeceği konularda ve hâkimin re'sen araştırma yükümlülüğü bulunan hallerde böyle bir kayıt sonuç doğurmaz. Ortaklık ilişkisinde geçerli bir kayıt kurmak isteyen taraf, kapsamı açık biçimde yazmalı ve hangi vakıalar için geçerli olduğunu belirtmelidir.
Pay Sahipliği İlişkisinde Sık Görülen Hatalar
- Sözleşmeye yalnızca yazılı delil kaydı konulup, fiilen ödemelerin banka dışı yollarla yapılması
- Ticari defterlerin delil değerine güvenilip, defterlerin usulüne uygun tutulmaması
- Genel kurul ve yönetim kurulu kararlarının tutanağa geçirilmeden uygulanması
- Ortaklar arası mutabakatların yalnızca mesajlaşma yoluyla kurulması
- Elektronik yazışmaların kaynağı ve bütünlüğünün ispat edilebilir biçimde saklanmaması
Bildirim ve Çağrı Gecikmesi Riski
Şirket içi uyuşmazlıklarda süreler çoğu kez bir bildirimle başlar: genel kurul çağrısı, karar tebliği, ihtarname veya azlık talebine verilen cevap. Çağrının usulüne uygun yapılmaması ya da tebligatın pay sahibine geç ulaşması, genel kurul kararının iptali gibi kısa süreye tabi talepleri doğrudan riske sokar. Bu nedenle şirket kayıtlarındaki pay sahibi adresleri güncel tutulmalı, her bildirimin gönderim ve teslim belgesi ayrı bir klasörde saklanmalıdır.
Uyuşmazlık Öncesi Kontrol Listesi
- Esas sözleşme ve pay sahipleri sözleşmesindeki delil, bildirim ve uyuşmazlık çözümü maddelerini birlikte okuyun.
- Delil kaydının münhasır olup olmadığını açık ifadeyle belirleyin.
- Ödeme ve sermaye hareketlerini banka kayıtlarıyla izlenebilir kılın.
- Kararların tutanak, imza sirküleri ve tescil zinciri tam olsun.
- Tahkim veya yetkili mahkeme kaydı varsa, dava açmadan önce bu kaydın kapsamını doğrulayın.
Bu içerik genel bilgi vermek için hazırlanmıştır. Şirket türü, sözleşme metni ve uyuşmazlığın konusu değerlendirmeyi değiştirebileceğinden, mevcut belgeler üzerinden hukuki görüş alınması yararlı olacaktır.