Ortaklar arasındaki uyuşmazlıklarda tarafların hangi hususu hangi delille ispat edeceğini önceden kararlaştırması mümkündür. Hukuk Muhakemeleri Kanunu delil sözleşmesine yer verir; ancak uygulamada bu sözleşmeler çoğu zaman pay devri veya ortaklık sözleşmesinin içine sıkıştırılmış tek cümleden ibaret kaldığı için, ihtilaf çıktığında beklenen korumayı sağlamaz. Bu rehber, şirket içi uyuşmazlıklara özgü delil sözleşmelerinde usul riskini azaltmayı konu alır.
Delil Sözleşmesi Neyi Yapabilir, Neyi Yapamaz?
Taraflar belirli bir vakıanın yalnızca belirli delillerle ispat edilebileceğini kararlaştırabilir. Buna karşılık, tarafların üzerinde serbestçe tasarruf edemeyeceği konularda ve kanunun kesin biçim şartı aradığı hallerde bu serbesti sınırlıdır. Şirketler hukukunda özellikle genel kurul kararlarının hükümsüzlüğü, sermaye ve kamu düzenine ilişkin başlıklar bu sınırlamayla karşılaşır. Sözleşmeyi hazırlarken kapsamın, tasarruf edilebilir alacak ve borç ilişkilerine odaklanması gerekir.
Metin Kurgusunda Aranacak Unsurlar
- Hangi vakıaların kapsama girdiği tek tek sayılmış mı, yoksa her türlü uyuşmazlık gibi belirsiz bir ifade mi kullanılmış?
- Kabul edilen delil türleri (defter kaydı, e-posta, sistem logu, bağımsız denetim raporu) açıkça tanımlı mı?
- Elektronik verinin hangi formatta ve kimin nezdinde saklanacağı belirlenmiş mi?
- Sözleşme, ortaklardan birinin ispat imkânını fiilen ortadan kaldıracak ölçüde ağır mı?
- Tahkim veya yetki şartıyla çelişen bir hüküm bulunuyor mu?
Ticari Defterlerin Yeri
Türk Ticaret Kanunu, usulüne uygun tutulan ticari defterlere ispat bakımından özel bir değer tanır. Ancak defterlerin açılış ve kapanış onayları eksikse ya da kayıtlar birbirini doğrulamıyorsa, defterin sahibine sağladığı avantaj kaybolur. Delil sözleşmesi düzenlerken tarafların defter ve belge düzenine ilişkin taahhütlerinin de metne alınması, sonraki aşamada bilirkişi incelemesini kolaylaştırır.
Usule Aykırı İşlemin Doğurduğu Sonuç
Şirket içi ihtilafların önemli bölümü, delil sözleşmesinin varlığından değil, çağrı ve karar usulünden çıkar. Genel kurul çağrısının usulsüz yapılması, gündemde yer almayan konuda karar alınması, ortağın bilgi alma ve inceleme talebinin karşılıksız bırakılması tipik örneklerdir. Bu hallerde iptal talebi için kanunda öngörülen sürenin geçirilmesi, esas yönünden haklı bir iddianın dahi dinlenmemesine yol açar. Karar defterinin ve toplantı tutanaklarının tarihli örneği, ihtilaf doğar doğmaz temin edilmelidir.
Uygulama Notu
Delil sözleşmesi, sözleşme imzalanırken değil ihtilaf çıktığında okunur. Bu nedenle metnin, yıllar sonra üçüncü bir kişinin okuduğunda tek bir anlama gelecek açıklıkta yazılması gerekir.
Yukarıdaki değerlendirmeler genel çerçeve sunar. Ortaklık yapısı, pay oranları ve sözleşmenin mevcut hükümleri sonucu değiştirebileceğinden, metnin şirketinize özel olarak incelenmesi önerilir.