Limited ve anonim şirketlerde ortaklar arasındaki gerilim çoğu zaman dava aşamasına gelmeden önce, tarafların hangi kaydın "kanıt" sayılacağı konusunda anlaşamamasıyla derinleşir. Bu rehber, şirket içi uyuşmazlıklarda delil sözleşmesi aracını uygulanabilir hâle getirmeyi ve sözleşmenin hatalı kurgulanmasından doğan usule aykırı işlem riskini azaltmayı konu alır.
Delil sözleşmesi neyi çözer, neyi çözmez
Delil sözleşmesi, tarafların belirli bir vakıanın hangi delillerle ispatlanacağını önceden kararlaştırmasıdır ve HMK'da bu kuruma yer verilmiştir. Ancak sözleşme, tarafların üzerinde serbestçe tasarruf edemeyeceği konularda ve hâkimin kendiliğinden araştırma yaptığı alanlarda beklenen etkiyi doğurmaz. Genel kurul kararlarının butlanı gibi kamusal yönü ağır basan başlıklarda "yalnızca yazılı delille ispat" kaydına dayanmak, ortağı korumak yerine iddiasını zayıflatabilir.
Ortaklık ilişkisinde hangi kayıtlar tartışmasız hâle getirilir
- Yönetim kurulu ve müdürler kurulu karar defterine geçirilen kararlar
- Pay defteri ve pay devri belgeleri
- TTK kapsamında tutulan ticari defterler ve dayanak muhasebe evrakı
- Ortaklar arası e-posta ve yazışmaların hangi adresten gönderildiğinde geçerli sayılacağı
- Bilgi alma ve inceleme taleplerinin hangi usulle iletileceği
Usule aykırı işlem bu dosyalarda nasıl doğuyor
En sık rastlanan tablo, ortağın bilgi alma hakkını kullanmadan doğrudan dava yoluna gitmesi ve şirketin savunmasını "talep usulünce iletilmedi" ekseninde kurmasıdır. İkinci sık hata, delil sözleşmesinin ana sözleşmeye değil, tarafları bağlamayan bir yan protokole yazılmasıdır. Üçüncüsü ise sözleşmenin yalnızca bir tarafın elindeki kayıtları geçerli sayacak biçimde kaleme alınmasıdır; bu tür bir düzenleme hakkaniyet denetiminde tartışmalı hâle gelir.
Sözleşme metnini kurarken izlenebilecek sıra
- Uyuşmazlığın hangi tipte çıkabileceği (kâr payı, pay devri, rekabet yasağı, yönetim tasarrufu) ayrı ayrı listelenir.
- Her uyuşmazlık tipi için hangi kaydın belirleyici olacağı ve kaydı kimin tuttuğu eşleştirilir.
- Kayıt tek tarafın elindeyse, karşı tarafa erişim ve kopya alma usulü metne eklenir.
- Tebligat adresi, elektronik yazışma kanalı ve süre başlangıcı açıkça yazılır.
- Sözleşmenin hangi başlıklarda uygulanmayacağı, sonradan yaşanacak tartışmayı önlemek için ayrıca belirtilir.
Uyuşmazlık çıktığında ilk hafta
Uyuşmazlık görünür hâle geldiğinde ticari defter ve elektronik kayıtların bütünlüğünün korunması önceliklidir. Defter kayıtlarının aleyhe yorumlanabileceği ihtimaline karşı, muhasebe evrakının tarih sırasıyla ayrıştırılması ve karar defteri ile çapraz okunması yerinde olur. Delil tespiti talebi, kaydın değişme ihtimali bulunan hâllerde dava açılmadan önce de gündeme gelebilir.
Bu metin genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır. Şirket yapısı, ana sözleşme hükümleri ve uyuşmazlığın türü sonucu değiştirebileceğinden, adım atmadan önce dosyanın bir hukukçu tarafından değerlendirilmesi önerilir.