Ortaklar arasındaki çekişmeler, sıradan bir alacak ihtilafından farklı olarak şirketin kendi kayıt sistemi üzerinden ispat edilir. TTK ve TBK ekseninde yürüyen bu uyuşmazlıklarda taraflar çoğu zaman haklılıklarını anlatabilecek durumdadır; sorun, anlatılanı gösteren defter, karar ve yazışma kaydının dosyaya konulamamasıdır. Dava şartı olarak öngörülen arabuluculuk aşaması ise bu boşluğun ilk kez görünür olduğu yerdir.
Önce uyuşmazlığın türünü ayırmak gerekir
Genel kurul kararının iptali, yönetim organı üyelerinin sorumluluğu, ortaklıktan çıkma ve çıkarılma, kâr payı talebi ya da rekabet yasağı iddiası birbirinden farklı delil setleriyle yürür. Karar iptalinde çağrı usulü ve toplantı tutanağı; sorumluluk iddiasında zararın ve kusurun kayıtla bağlantısı; kâr payı talebinde finansal tablolar ve dağıtım kararı belirleyicidir. Uyuşmazlık türü netleşmeden toplanan belgeler dosyayı kalabalıklaştırır, güçlendirmez.
Şirket kayıtlarının ispat gücü
- Yönetim kurulu ve genel kurul karar defterlerinin kesintisiz ve tarih sırasına uygun olması
- Pay defterinin devirleri gerçek tarihleriyle yansıtması
- Ticari defterlerin usulüne uygun tutulması; aksi hâlde defterin sahibi lehine sonuç doğurmaması
- Elektronik defter beratları ve muhasebe kayıtlarının dış kaynaklarla çapraz doğrulanması
- Banka hareketleri, cari hesap mutabakatları ve fatura akışının aynı takvimde eşleştirilmesi
Dava şartı arabuluculuk öncesi hazırlık
Konusu bir miktar paranın ödenmesi olan ticari uyuşmazlıklarda arabuluculuğa başvurulmadan dava açılamaması, hazırlık için zaman kazandırdığı gibi bir risk de doğurur: alacak kalemlere ayrılmadan masaya oturulduğunda, sonradan dosyaya girecek talepler dayanaksız görünür. Bu nedenle görüşmeden önce alacağın vade, dayanak belge ve faiz başlangıcına göre tablolaştırılması, karşı iddiaların da aynı tabloda karşılanması önerilir.
Sık karşılaşılan kayıt boşlukları
Sözlü mutabakatla yürütülen ortak kararların hiçbir yerde kayda geçmemesi, imzasız toplantı notları, şahsi telefonlarda kalan ve doğruluğu tartışmalı mesajlar ile şirket e-postasına erişimi kesilen ortağın delilsiz kalması, uygulamada en çok görülen boşluklardır. Erişimin kesilmesi ihtimaline karşı belgelerin süresinde ve hukuka uygun yollarla temini önem taşır.
Mali inceleme talebinin hazırlanması
Ortaklık uyuşmazlıklarının çoğu, mali tabloların ayrıntılı biçimde incelenmesini gerektirir. İnceleme istenirken hangi döneme ait hangi kaydın ele alınacağı ve incelemenin hangi sorulara cevap vermesi beklendiği yazılı olarak sunulmalıdır. Bu çerçeve çizilmediğinde ortaya çıkan rapor, tarafların asıl tartıştığı noktaya değinmeden kalabilir ve süreç yeniden inceleme talepleriyle uzar.
Değerlendirme notu
Bu metin bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır; şirket türü, esas sözleşme hükümleri ve pay yapısı sonucu değiştirebilir. Ortaklık ilişkisi bozulmaya başladığında kayıtların erken güvence altına alınması için hukuki danışmanlık alınması tavsiye edilir.