Ticari uyuşmazlıklarda dosyanın seyri, büyük ölçüde tarafların kendi kayıt düzenine bağlıdır. Tacirler arasındaki ilişkilerde beyandan çok defter, fatura ve yazışma konuşur; bu belgeler ise hem lehe hem aleyhe sonuç doğurabilir. Konusu para olan ticari davalarda arabuluculuğun dava şartı olması ise hazırlığın dava öncesine çekilmesini zorunlu kılar.
Ticari Defterin Çift Yönlü Niteliği
6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu uygulamasında usulüne uygun tutulan defterler sahibi lehine delil olabilir; ancak defterdeki kayıtlar aleyhe de kullanılabilir. Bu nedenle arabuluculuk görüşmesine gitmeden önce kendi defter kayıtlarınızın karşı tarafın iddiasıyla nasıl örtüştüğü kontrol edilmelidir. Açılış ve kapanış onaylarının bulunmaması, kayıtların ispat gücünü zayıflatan en yaygın eksikliktir.
Yazışma ve Teyit Belgelerinin Düzenlenmesi
Sözleşme metni kadar, sözleşmenin uygulanması sırasında üretilen belgeler de belirleyicidir. Dosyada bulunması gerekenler şunlardır:
- Sipariş, teklif ve kabul yazışmaları ile bunların tarih sırası
- İrsaliye, teslim tutanakları ve kabul edilmeyen teslimatlara ilişkin kayıtlar
- Ayıp bildirimi ve buna verilen cevaplar
- Cari hesap mutabakat yazıları ve karşı tarafın imzalı beyanları
- Fesih veya dönme beyanının hangi tarihte ve hangi kanaldan yapıldığını gösteren belge
Tacirler arasında bazı bildirimlerin belirli biçimlere bağlı olduğu unutulmamalıdır; sözlü olarak yapıldığı ileri sürülen ihtarlar çoğu zaman sonuç doğurmaz.
Arabuluculuk Toplantısına Hazırlık
Dava şartı arabuluculuk, çoğu şirkette bir formalite gibi ele alınır ve bu yaklaşım fırsat kaybına yol açar. Toplantıya gitmeden önce alacak kalemleri, faiz başlangıç tarihi ve varsa cezai şart hesabı ayrı ayrı çıkarılmalı; hangi tutarın altında anlaşılmayacağı şirket içinde önceden kararlaştırılmalıdır. Toplantıya katılan kişinin temsil yetkisinin belgeyle gösterilmesi de sürecin geçerliliği bakımından önemlidir.
Anlaşma Belgesi ile Yargılama Arasındaki Karşılaştırma
Karar verilirken şu ölçütler somut biçimde tartılmalıdır:
- Anlaşma belgesinin icra edilebilirlik kazanması halinde sağladığı hız avantajı
- Ticari ilişkinin sürdürülmesinin, tek seferlik alacak tutarına göre değeri
- Kendi defter ve yazışma kayıtlarınızdaki zayıf noktaların yargılamada ortaya çıkma ihtimali
- Türk Borçlar Kanunu ve sözleşmedeki yetki ile tahkim kayıtlarının hangi mercii işaret ettiği
Sözleşmede tahkim şartı bulunması halinde izlenecek yol tümüyle değişir; bu nedenle sözleşmenin uyuşmazlık çözüm maddesi, hazırlığın ilk okunan bölümü olmalıdır.
Bu içerik genel bilgilendirme amacı taşır. Sözleşmenizin yapısı ve tarafların sıfatı farklı sonuçlar doğurabileceğinden, süreç başlatılmadan önce belgelerin bütünüyle gözden geçirilmesi önerilir.