Ticari ilişkilerde en pahalı hatalardan biri, sözleşmenin içeriğine haftalarca emek verilirken karşı tarafta imzayı atan kişinin yetkisinin hiç sorgulanmamasıdır. TTK ve TBK, şirketin temsili ile temsilcinin işlem yetkisini farklı katmanlarda düzenler. 6102 sayılı Kanun ile kurulan sicil düzeni, yetkinin dışa karşı görünümünü belirlerken iç ilişkideki sınırlamalar çoğu zaman sözleşme dosyasına hiç yansımaz.
Yetki tartışması sözleşme kurulmadan çözülür
Yetkisizlik iddiası, uyuşmazlık çıktıktan sonra ileri sürüldüğünde savunmanın en güçlü kozlarından biri hâline gelir. Bu iddiaya karşı yapılabilecek en etkili hazırlık, sözleşme öncesinde yürütülen kısa bir doğrulama çalışmasıdır. İmza aşamasında beş dakikada toplanabilecek belgeler, sonradan aylar süren bir ispat çabasının yerini tutar.
İmza atan kişinin yetkisi nasıl doğrulanır
- Güncel ticaret sicil kayıtları üzerinden temsile yetkili kişiler ve temsil şekli teyit edilir.
- İmza sirkülerinin tarihi ile sözleşme tarihi karşılaştırılır; eski tarihli sirküler tek başına yeterli sayılmamalıdır.
- Müşterek imza şartı varsa, metnin ikinci yetkili tarafından da imzalandığı kontrol edilir.
- Vekâletname ile hareket ediliyorsa vekâletin kapsamı, özel yetki gerektiren işlemler bakımından okunur.
- Doğrulama sırasında alınan kayıtların birer örneği sözleşme dosyasında saklanır.
Yetkisiz temsil iddiasıyla karşılaşıldığında
Karşı taraf imzalayanın yetkisiz olduğunu ileri sürerse, tartışma çoğu zaman işlemin sonradan benimsenip benimsenmediğine kayar. Burada belirleyici olan, şirketin sözleşmeyi fiilen uygulamış olduğunu gösteren izlerdir: kısmi ödemeler, teslim tutanakları, faturaların kayda alınması, kurumsal adresten yürütülen yazışmalar ve şirket antetli belgeler. Bu izler dağınık biçimde arşivde kalırsa iddia karşısında geç kalınır.
Metne yerleştirilecek koruyucu kayıtlar
- Tarafların temsilcilerinin ad, sıfat ve yetki kaynağının sözleşme başlığında açıkça yazılması
- Bildirimlerin hangi adres ve kanaldan yapılacağına ilişkin hüküm
- Yetki değişikliklerinin karşı tarafa yazılı olarak bildirilmesi yükümlülüğü
- Ek ve değişikliklerin yazılı şekle bağlanması
- Uyuşmazlık hâlinde yetkili merciin tereddütsüz belirlenmesi
Uyuşmazlık çıktığında delil sırası
Dosya kurulurken önce yetkiye, sonra edimin ifasına ilişkin belgeler ayrı klasörlerde toplanmalıdır. Sicil kayıtları ve sirküler ilk sırada; sözleşme ve ekleri ikinci sırada; ifayı gösteren ticari defter kayıtları, cari hesap ekstreleri ve teslim belgeleri üçüncü sırada yer alır. Ticari defterlerin usulüne uygun tutulmuş olması, kendi lehe delil değerini doğrudan etkilediğinden bu kontrol erken yapılmalıdır.
Yazılanlar tipik ticari işlem akışına ilişkin genel bilgilendirmedir. Şirket yapısı, işin niteliği ve sözleşmenin kurgusu sonucu değiştirebileceğinden, imza öncesi ve uyuşmazlık sonrası aşamalarda hukuki destek alınması önerilir.