Sözleşmeye konu edimin ayıplı çıkması halinde tarafların ilk karşılaştığı soru dava değil, arabuluculuk masasına ne şekilde oturulacağıdır. TBK, HMK ve TKHK ekseninde yürüyen bu süreçte dosyaların önemli bir kısmı, arabuluculuk aşaması usulüne uygun tamamlanmadığı için sonradan tıkanır. Aşağıdaki liste, masaya oturmadan önce tamamlanması gereken hazırlığı gösterir.
Ayıbın Türü ve Bildirim Zamanı
Açık ayıp ile gizli ayıp, bildirim beklentisi bakımından farklı sonuçlar doğurur. Teslim anında gözle görülebilen bir eksiklik ile kullanım sırasında ortaya çıkan bir kusur aynı çerçevede değerlendirilmez. Muayene ve bildirim külfetinin ne zaman doğduğu, edimin niteliğine ve tarafların sıfatına göre değişir. Bu nedenle teslim tarihi, ayıbın fark edildiği an ve karşı tarafa yapılan ilk bildirim ayrı ayrı belgelenmelidir.
Arabuluculuk Dava Şartı mı
Her uyuşmazlıkta arabuluculuk zorunlu değildir. Ticari nitelikteki bazı alacak ve tazminat talepleri ile tüketici uyuşmazlıklarının belirli bölümü dava şartı arabuluculuk kapsamındadır; bunun dışında kalan taleplerde ise ihtiyari arabuluculuk söz konusu olur. Kapsam yanlış belirlendiğinde ya doğrudan açılan dava usulden reddedilir ya da gereksiz yere zaman kaybedilir. Talep birden çok kalem içeriyorsa her kalem ayrı ayrı değerlendirilmelidir.
Son Tutanağın İçeriği
Arabuluculuk sürecinin en çok gözden kaçan belgesi son tutanaktır. Tarafların doğru ve tam gösterilmesi, uyuşmazlık konusunun eksiksiz yazılması ve anlaşma sağlanamadığının açıkça belirtilmesi gerekir. Tutanakta yer almayan bir talebin sonradan davaya konu edilmesi tartışma yaratır. Tüzel kişi taraflarda temsil yetkisinin belgeyle gösterilmesi de ayrıca kontrol edilmelidir.
Hazırlık Kontrol Listesi
- Sözleşme, sipariş formu ve teslim belgeleri bir arada mı?
- Ayıba ilişkin fotoğraf, teknik rapor ve servis kaydı derlendi mi?
- Karşı tarafa yapılan bildirimin tarihi ispatlanabiliyor mu?
- Seçimlik haklardan hangisinin kullanıldığı yazılı olarak bildirildi mi?
- Talep tutarı hesap tablosuyla desteklendi mi?
- Zamanaşımı bakımından kritik tarihler takvime işlendi mi?
Anlaşma Belgesinin Sonraki Etkisi
Arabuluculuk sonunda düzenlenen anlaşma belgesi, kapsamına giren talepler bakımından uyuşmazlığı sona erdirir. Bu nedenle belgeye hangi alacak kalemlerinin girdiği, hangilerinin saklı tutulduğu tereddüde yer bırakmayacak biçimde yazılmalıdır. Genel ifadelerle kurulan geniş bir feragat, sonradan ortaya çıkan zararların talep edilmesini engelleyebilir. Anlaşma sağlanamaması halinde ise dava dilekçesinin, tutanaktaki uyuşmazlık tanımıyla uyumlu olması gerekir.
Bu metin genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır; edimin niteliği ve tarafların sıfatı izlenecek yolu değiştirebilir. Arabuluculuk tutanağı imzalanmadan önce belgelerin bir hukukçu tarafından gözden geçirilmesi, sonradan telafisi güç sonuçları önler.