Arabuluculuk masası, tarafların iddialarını sınadığı ilk gerçek zemindir. Buraya elinde yalnızca anlatımla oturan taraf, çoğu zaman karşı tarafın belgeyle desteklenmiş tekliflerine karşı savunmasız kalır. Sözleşme ihlaline dayalı uyuşmazlıklarda hazırlık, davaya hazırlıkla aynı ciddiyette yapılmalıdır; çünkü burada varılacak anlaşma bağlayıcı sonuçlar doğurur.
İhlalin Tarihini ve Kapsamını Sabitlemek
Her sözleşmesel uyuşmazlığın merkezinde bir zaman çizgisi vardır: sözleşmenin kurulduğu an, edimin muaccel olduğu an, ihlalin gerçekleştiği an ve karşı tarafa bildirim yapıldığı an. Bu dört noktanın belgeyle gösterilmesi, tartışmanın büyük kısmını kapatır. İhtarname, teslim tutanağı, fatura, elektronik yazışma ve teslimat kaydı bu çizgiye yerleştirilir. TBK çerçevesinde temerrüdün sonuçlarının doğması çoğu hâlde bildirime bağlı olduğundan, bildirimin yapıldığının ve karşı tarafa ulaştığının ispatı ayrıca önem taşır.
Masaya Getirilecek Dosya
- Sözleşmenin imzalı asıl metni ve varsa ekleri, değişiklik protokolleri
- Edimin yerine getirildiğini veya getirilmediğini gösteren kayıtlar
- Zararın hesaplandığı, kalem kalem gösterilen bir tablo
- Karşı tarafın ihlali kabul ettiğini gösterebilecek yazışmalar
- Cezai şart veya teminat hükümlerine ilişkin belgeler
Anlaşma Belgesinin Niteliği
Arabuluculuk sonunda düzenlenen anlaşma belgesi, taraflar için yeni bir hukuki durum yaratır. Bu belgede yer alan edimlerin de tıpkı bir mahkeme hükmü gibi belirli olması gerekir: ödeme tarihleri, tutarlar, teslim yükümlülükleri ve karşılıklı feragat kapsamı açık yazılmalıdır. "Taraflar birbirini ibra eder" gibi geniş ifadeler, farkında olunmayan alacaklardan da vazgeçilmesi sonucunu doğurabilir. Bu nedenle ibra kapsamının hangi uyuşmazlığı kapsadığı sınırlandırılmalıdır.
Anlaşamama Hâline Hazırlık
Görüşmenin anlaşmazlıkla bitmesi ihtimali baştan hesaplanır. HMK çerçevesinde açılacak davada ileri sürülecek vakıalar ile arabuluculukta dile getirilen iddiaların birbiriyle çelişmemesi gerekir. Tüketici sıfatının bulunduğu ilişkilerde TKHK kapsamındaki özel yolların da devrede olduğu, dolayısıyla muhatabın ve usulün değişebileceği gözden kaçırılmamalıdır. Görüşme sırasında hangi belgelerin paylaşıldığı not edilmeli, karşı tarafın sunduğu belgelerin kopyası talep edilmelidir.
Görüşme Öncesi Kısa Kontrol
- Talep rakamı tek bir sayı olarak söylenebiliyor mu?
- Bu rakamın dayanağı bir tabloya döküldü mü?
- Karşı tarafın en güçlü itirazına verilecek cevap hazır mı?
- Kabul edilebilir en düşük çözüm sınırı önceden belirlendi mi?
Yukarıdaki çerçeve genel niteliktedir. Sözleşmenin türü ve tarafların sıfatı uygulanacak usulü değiştirebileceğinden, görüşme öncesinde bir hukukçudan görüş almanız faydalı olur.