Kişisel veri uyuşmazlıklarında tartışma çoğu zaman verinin işlenip işlenmediği üzerinde değil, işlemenin hukuka uygun biçimde belgelenip belgelenmediği üzerinde yoğunlaşır. 6698 sayılı KVKK aydınlatma yükümlülüğünü veri sorumlusuna yüklerken, internet ortamındaki yayınlar bakımından 5651 sayılı Kanun ayrı bir yol daha açar. Bu rehber, aydınlatma ile silme ve yok etme taleplerinin kesiştiği noktada ispat düzenini ele alır.
Aydınlatma Yapıldığını Kim, Nasıl Gösterir?
Metnin sitede yer alması tek başına yeterli sayılmayabilir; ilgili kişiye veri elde edilirken ulaştığının gösterilmesi gerekir. Uyum tarafında tutulması gereken kayıtlar şunlardır:
- Aydınlatma metninin sürüm geçmişi ve yürürlük tarihleri
- Metnin hangi kanalda, hangi ekranda sunulduğunu gösteren kayıtlar
- Açık rıza alınan hâllerde rızanın ayrıştırılmış biçimde alındığına dair log
- Veri işleme envanteri ile saklama ve imha politikasının uyumu
Silme, Yok Etme ve Anonim Hale Getirme Ayrımı
Üç yöntem farklı sonuçlar doğurur ve her veri kategorisine aynı yöntem uygulanamaz. Yedeklerde kalan kopyalar, arşiv sistemleri ve iş ortaklarına aktarılmış veriler çoğu zaman gözden kaçar. Talebi karşılayan kurumun, yalnızca ana sistemde değil aktarım yapılan tüm alanlarda işlemi tamamladığını gösterebilmesi beklenir.
İlgili Kişi Başvurusunun Kurgusu
- Veri sorumlusuna yazılı başvuru yapılır ve tarih kaydı saklanır.
- Talep, hangi verinin hangi işleme faaliyetine ilişkin olduğu belirtilerek somutlaştırılır.
- Verilen cevap ya da cevapsız kalan süre belgelenir.
- Kurula şikâyet aşamasında, başvuru ve cevap yazışması eksiksiz sunulur.
- Arama sonuçlarından kaldırma isteniyorsa, bağlantı adresleri liste hâlinde eklenir.
Kurum İçi Çözüm mü, Yargı Yolu mu?
Veri sorumlusuyla yürütülecek yazışma, çoğu talepte en hızlı sonucu verir; şirketler idari yaptırım riski karşısında düzeltme yapmaya isteklidir. Buna karşılık ihlal devam ediyor, veri üçüncü kişilerce yeniden yayılıyor veya itibar zararı büyüyorsa, idari şikâyetle yetinmeyip tazminat talebini ayrıca değerlendirmek gerekir. Kurum incelemesi ile hukuk davası birbirinin alternatifi değildir; ancak aynı olguya dayandıkları için delil paketinin tutarlı olması, iki süreçte de çelişki doğmasını önler.
Veri Sorumlusu Tarafında Kontrol Listesi
- Başvuruları kayıt altına alan tek bir kanal tanımlandı mı?
- Cevap taslakları hukuki dayanağı gösteriyor mu?
- İmha işlemleri tutanakla belgeleniyor mu?
- Çalışan eğitimleri ve yetki matrisi güncel mi?
Bilgilendirme
Yukarıdaki çerçeve genel niteliktedir. Veri kategorisi ve işleme amacı değiştiğinde yükümlülükler de değişeceğinden, başvuru ya da savunma hazırlanmadan önce konunun uzmanı bir hukukçudan görüş alınması yararlı olur.