Kişisel veri süreçlerinde en çok karışan iki başlık, aydınlatma yükümlülüğü ile verinin silinmesi ve yok edilmesi talebidir. Biri veri işlemenin başında doğar, diğeri işleme devam ederken veya sona erdiğinde gündeme gelir. 6698 sayılı KVKK ve 5651 sayılı Kanun ekseninde bu iki başlığın takvimi ayrıştırılmazsa, delil eksikliği nedeniyle haklı bir talep bile sonuçsuz kalır.
İki Yükümlülük, İki Farklı Zaman Ekseni
Aydınlatma, verinin elde edildiği anda yerine getirilmesi gereken bir yükümlülüktür; sonradan telafi edilmeye çalışılması hukuka uygunluğu geriye etkili olarak sağlamaz. Silme ve yok etme ise saklama süresinin sona ermesi, işleme şartlarının ortadan kalkması veya ilgili kişinin talebi ile gündeme gelir. Bu ayrım, bir uyuşmazlıkta hangi tarihin esas alınacağını belirlediği için usul planının çekirdeğidir.
Silme, Yok Etme ve Anonim Hale Getirme Arasındaki Seçim
Üç yöntem birbirinin eş anlamlısı değildir. Fiziksel evrakta yok etme, veri tabanında silme, istatistik amaçla tutulacak kayıtlarda ise anonim hale getirme uygun olabilir. Seçilen yöntemin gerekçesi yazılı hale getirilmezse, sonradan sorulduğunda kurumun neden o yolu tercih ettiği açıklanamaz.
İspat Yükü Kimdedir
Veri sorumlusu tarafında ispat, kayıt disiplinine bağlıdır. Aşağıdaki kalemler yokken yapılan savunmalar genellikle soyut kalır:
- Aydınlatma metninin hangi sürümünün, hangi tarihte, hangi kanalla sunulduğunu gösteren kayıt.
- Saklama ve imha politikası ile fiilen uygulanan sürelerin örtüştüğünü gösteren imha tutanakları.
- Talebin geldiği tarih, verilen cevabın tarihi ve içeriği.
- Silme işleminin yedeklerde ve varsa aktarılan üçüncü taraflarda da uygulandığına dair iz.
Başvuru ve Şikâyet Zincirinde Kırılma Noktaları
Kural olarak ilgili kişi önce veri sorumlusuna yazılı başvurur; cevap alınmaz veya cevap yetersiz bulunursa Kurula şikâyet yolu açılır. Bu zincirde en sık görülen hata, kimliği doğrulanabilir olmayan bir kanaldan yapılan başvurunun sonradan ispatlanamamasıdır. Başvurunun ulaştığını gösteren bir kayıt yoksa, Kurul aşamasında sürenin hangi tarihte başladığı tartışmalı hale gelir.
İlgili Kişi Tarafında Delil Hazırlığı
Talep sahibi için de dosya bir belge setidir: verinin nerede göründüğüne dair tarihli görüntüler, arama sonuçlarındaki bağlantılar, verinin işlenmesine artık gerek olmadığını gösteren bilgiler. İnternet ortamındaki içerikte ayrıca 5651 sayılı Kanun kapsamındaki kaldırma yolu ile KVKK yolu birlikte değerlendirilir; ikisinin mercii ve sonucu farklıdır.
Yukarıdaki çerçeve yalnızca yön göstermek içindir. Somut olayda hangi hukuki sebebe dayanıldığı ve hangi kanalın kullanıldığı sonucu değiştirebileceğinden, dosyanızı bir hukukçuyla birlikte gözden geçirmeniz önerilir.