Kişisel verilerin yurt dışına aktarıldığı yapılarda uyuşmazlıkların önemli bölümü aktarımın kendisinden değil, aydınlatmanın nasıl yapıldığından doğar. 6698 sayılı KVKK'ya göre aydınlatma, aktarımın gerçekleştiği anda değil verinin elde edildiği anda yerine getirilmesi gereken bir yükümlülüktür. Metnin kapsamı eksik kaldığında, aktarım hukuka uygun bir dayanağa oturuyor olsa bile süreç tartışmalı hale gelir.
Aydınlatmanın Aktarım Boyutu Neden Ayrı Yazılır
Genel bir gizlilik metni, sınır ötesi aktarım bakımından yeterli görülmeyebilir. İlgili kişinin verisinin hangi amaçla, hangi alıcı grubuna ve hangi hukuki dayanakla yurt dışına aktarıldığını anlayabilmesi beklenir. Aktarım rejiminde yeterlilik kararı, standart sözleşme, bağlayıcı şirket kuralları ve taahhütname gibi araçlar bulunduğundan, metnin hangi mekanizmaya dayandığı belirsiz bırakıldığında ilgili kişi hakkını nasıl arayacağını bilemez.
Açık Rıza ile Aydınlatmayı Aynı Metinde Toplamanın Riski
- Rızanın özgür iradeyle verilip verilmediğinin tartışmalı hale gelmesi.
- Hizmetin sunulmasının rıza şartına bağlanmış gibi görünmesi.
- Rızanın hangi işleme faaliyeti için alındığının ayrıştırılamaması.
- Geri alma iradesinin nasıl kullanılacağının hiç gösterilmemesi.
Bu nedenle aydınlatma metni ile rıza beyanı ayrı ayrı düzenlenmeli, elektronik ortamda ise onay kayıtları zaman damgasıyla saklanmalıdır.
Üç Farklı Merci, Üç Farklı Usul
İlgili kişi bakımından yol, önce veri sorumlusuna yazılı başvuru, ardından Kişisel Verileri Koruma Kuruluna şikâyet biçiminde ilerler; bu sıra atlandığında şikâyet usulden değerlendirilebilir. Veri sorumlusu bakımından ise Kurulun idari para cezasına ilişkin kararına karşı işletilecek itiraz yolu ile diğer kararlarına karşı açılacak iptal davası aynı mercie gitmeyebilir. Kararın hangi nitelikte olduğunun karar metninden okunması ve başvuru yolunun ona göre seçilmesi, esasa hiç girilmeden yaşanan kayıpları önler.
Denetime Hazırlık Dosyası
- Aydınlatma metinlerinin sürüm ve yürürlük tarihleriyle arşivlenmesi.
- Aktarım yapılan her alıcı için dayanak belgenin dosyada bulundurulması.
- Yurt dışındaki alıcılarla imzalanan sözleşmelerin güncel sürümlerinin saklanması.
- Veri işleme envanteri ile sicil kaydının birbiriyle uyumunun kontrolü.
- İlgili kişi başvurularının kayda alındığı ve süresinde yanıtlandığının belgelenmesi.
- İnternet ortamında yayımlanan metinler bakımından 5651 sayılı Kanun kapsamındaki yükümlülüklerin ayrıca gözden geçirilmesi.
Aktarımın yapıldığı ülke, veri kategorisi ve kurumsal yapı bu değerlendirmeleri değiştirebilir. Yazı genel çerçeve sunmaktadır; metinlerinizin ve süreçlerinizin kendi işleyişinize göre bir hukukçu tarafından incelenmesi yerinde olacaktır.