Kişisel verilerinin hukuka aykırı biçimde işlendiğini veya bir ihlal nedeniyle üçüncü kişilerin eline geçtiğini öğrenen ilgili kişi, doğrudan Kişisel Verileri Koruma Kuruluna başvurma eğilimi gösterir. Oysa 6698 sayılı Kanun belirli bir başvuru sırası öngörür ve bu sıraya uyulmaması şikâyetin esasa girilmeden reddine yol açar.
Önce Veri Sorumlusuna Başvuru
Kurula şikâyet yolunun açılabilmesi için öncelikle veri sorumlusuna yazılı olarak başvurulması gerekir. Bu başvuru, Kanunun ilgili kişiye tanıdığı hakların hangisinin kullanıldığını açıkça göstermelidir: verinin işlenip işlenmediğini öğrenme, düzeltme, silinmesini isteme veya işlemeye itiraz gibi. Genel ifadelerle yazılmış bir başvuru, veri sorumlusunun yanıtını da genel hale getirir.
Veri sorumlusu, başvuruyu en geç otuz gün içinde sonuçlandırmak zorundadır. Başvurunun ulaştığı tarihin ispatlanabilir olması bu nedenle kritiktir.
Şikâyet Süresinin Hesabı
Başvurunun reddedilmesi, verilen yanıtın yetersiz bulunması ya da hiç yanıt verilmemesi halinde ilgili kişi Kurula şikâyette bulunabilir. Şikâyet, yanıtı öğrendiği tarihten itibaren otuz gün ve her halde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde yapılmalıdır. Bu iki süre birlikte işler; yanıt gelmediği için beklemek, altmış günlük dış sınırı tüketebilir.
Uygulamada en sık görülen hak kaybı tam olarak buradadır: veri sorumlusundan yanıt gelmesini beklerken dış süre dolar ve şikâyet süresinde yapılmamış sayılır.
İhlal Bildirimi Yükümlülüğü
Veri ihlali gerçekleştiğinde yükümlülük yalnız ilgili kişide değildir. Veri sorumlusunun ihlali öğrendiği andan itibaren en kısa sürede Kurula bildirimde bulunması ve ilgili kişileri bilgilendirmesi gerekir. Bu bildirimin yapılmamış olması, ilgili kişinin şikâyetinde ayrıca ileri sürebileceği bir husustur.
Şikâyet Dilekçesinde Bulunması Gerekenler
- İlgili kişinin kimlik ve iletişim bilgileri ile imza veya güvenli elektronik imza
- Veri sorumlusunun ticaret unvanı ve bilinen adresi
- Veri sorumlusuna yapılan başvurunun tarihi ve gönderim belgesi
- Alınan yanıt veya yanıt verilmediğine ilişkin açıklama
- İhlalin nasıl öğrenildiğine dair ekran görüntüsü, bildirim metni ya da haber kaydı
- Talebin açık biçimde yazılması: silme, düzeltme, aktarımın durdurulması
Tazminatın Ayrı Yol Olduğunu Unutmamak
Kurul şikâyet üzerine idari sonuçlar doğurabilir; ancak kişinin uğradığı maddi ve manevi zararın giderilmesi genel hükümlere göre ayrı bir davanın konusudur. İhlalin resmen tespit edilmiş olması bu davada güçlü bir dayanak oluşturur; bu nedenle iki yolun sırası ve zamanlaması birlikte planlanmalıdır.
Kapanış
KVKK süreçlerinde biçim, içerik kadar belirleyicidir. Başvuru ve şikâyet tarihlerini tek bir takvimde tutmak, sürecin en pratik korumasıdır. Bu açıklamalar genel bilgilendirme niteliğindedir; verinizin niteliği ve ihlalin kapsamı farklı adımlar gerektirebileceğinden uzman desteği almanız faydalı olacaktır.