Kişisel verilere ilişkin uyuşmazlıklarda sonucu belirleyen, çoğu zaman ihlalin ağırlığı değil başvuru zincirinin düzgün kurulmuş olmasıdır. 6698 sayılı KVKK, ilgili kişiye Kurula şikâyet imkânı tanırken bunu önce veri sorumlusuna başvurma şartına bağlar. VERBİS kaydı ise veri sorumlusu tarafında ayrı bir yükümlülük başlığıdır. Bu rehber, iki tarafın da delil hazırlığını ve şikâyetin yanlış mercie yöneltilmesi riskini ele alır.
Zorunlu İlk Adım: Veri Sorumlusuna Başvuru
Kurula doğrudan yapılan şikâyet, veri sorumlusuna başvurulmadığı gerekçesiyle karşılıksız kalabilir. Bu nedenle ilk başvurunun tarihinin, içeriğinin ve muhatabına ulaştığının kanıtlanabilir olması gerekir. Başvuru metninde talep açıkça yazılmalıdır: verilerin işlenip işlenmediğinin öğrenilmesi, aktarıldığı üçüncü kişilerin bildirilmesi, düzeltme, silme ya da yok etme. Genel ifadelerle kurulan başvurular, veri sorumlusuna kaçamaklı cevap alanı bırakır. Cevabın gelmemesi ya da yetersiz kalması hâlinde şikâyet yolu açılır ve kanunda öngörülen süreler bu andan itibaren hesaplanır.
İlgili Kişi Tarafında Delil Dosyası
- Başvurunun gönderildiği kanal ve teslim kaydı
- Veri sorumlusunun cevabı ya da cevapsız kaldığını gösteren kayıt
- Verinin nerede, nasıl görüldüğüne ilişkin ekran görüntüleri ve tarihler
- Aydınlatma metni ile alınan açık rızanın hangi tarihte, hangi kapsamda verildiği
- Ticari elektronik ileti gönderimlerinde ileti içerikleri ve ret talebinin geçmişi
Veri Sorumlusu Tarafında Kayıt Disiplini
VERBİS kaydı, kayıt yükümlülüğü kapsamındaki veri sorumluları için hem bir bildirim hem de bir öz denetim aracıdır. Kayıttaki veri kategorileri, saklama süreleri ve aktarım bilgileri ile fiilî uygulama arasındaki fark, denetimde ilk sorulan konudur. Bu nedenle envanter, kayıt ve sahadaki işleyiş birbirine uyumlu tutulmalıdır. İşleme şartlarının hangi hukuki sebebe dayandığı, açık rızanın ayrıca ve özgür iradeyle alınıp alınmadığı, saklama sürelerinin sonunda imha uygulamasının işletildiği belgelenmemişse savunma zayıflar. İçerik yayımına ilişkin talepler bakımından 5651 sayılı Kanun çerçevesindeki ayrı usul de göz önünde tutulmalıdır.
Şikâyet mi, Dava mı, Erişim Engeli mi
Kurul şikâyeti idari yaptırım ve düzeltici işlem üretir; uğranılan maddi ve manevi zararın tazmini için ise ayrıca hukuk mahkemesinde dava açılması gerekir. İnternette yayımlanan içeriğin kaldırılması talebi başka bir usule tabidir. Verilerin bir suç kapsamında ele geçirildiği düşünülüyorsa savcılığa şikâyet ayrı bir kanaldır. Bir yoldan alınan sonuç diğerini kendiliğinden karşılamadığı gibi, yanlış kanaldan yapılan başvuru sırasında ilgili sürelerin işlemeye devam etmesi asıl kaybı doğurur.
Bu metin genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır. Veri işleme faaliyetinin niteliği ve kurum yapısı yükümlülükleri değiştirebileceğinden, başvuru ve savunma metinleri dosyaya özel olarak hazırlanmalıdır.