Kişisel verilerin korunması alanında en sık karşılaşılan usul hatası, doğrudan Kurula şikâyette bulunmaktır. 6698 sayılı KVKK, ilgili kişinin önce veri sorumlusuna başvurmasını zorunlu tutar; bu aşama atlandığında şikâyet esasa girilmeden reddedilir. Veri sorumluları tarafında ise VERBİS yükümlülüğünün kapsamı yanlış değerlendirildiğinde idari yaptırım riski doğar.
Önce Veri Sorumlusu, Sonra Kurul
İlgili kişi taleplerini yazılı olarak veya Kurulun belirlediği yöntemlerle veri sorumlusuna iletir. Veri sorumlusu talebi en geç otuz gün içinde sonuçlandırır. Talebin reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya süresinde cevap verilmemesi halinde ilgili kişi, cevabı öğrendiği tarihten itibaren otuz ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kurula şikâyette bulunabilir. Bu iki süre birlikte işler; ikincisinin dolması halinde birincisine dayanılamaz.
VERBİS Yükümlülüğü Kimi Kapsar
Kişisel veri işleyen veri sorumlularının sicile kayıt yükümlülüğü kural olsa da istisna kapsamına giren gruplar bulunmaktadır ve bu kapsam Kurul kararlarıyla belirlenmektedir. Kayıt yükümlülüğü, yalnızca sicile giriş yapmakla sınırlı değildir; işleme envanterinin gerçek durumu yansıtması, saklama sürelerinin belirlenmiş olması ve aydınlatma metinleriyle uyumlu olması gerekir. Denetimlerde en çok karşılaşılan tablo, sicildeki beyan ile fiilî işleme faaliyetinin uyuşmamasıdır.
Delil Eksikliğinin Her İki Tarafta Yarattığı Sonuç
- İlgili kişinin başvurusunu ilettiğine dair kayıt saklamaması, süre başlangıcını tartışmalı kılar
- Veri sorumlusunun cevap tarihini gösteren gönderi kaydının bulunmaması
- Açık rızanın alındığı anın ve kapsamının sistem kaydıyla gösterilememesi
- Aydınlatma metninin hangi tarihte yayımlandığının izlenememesi
- Teknik ve idari tedbirlerin uygulandığını gösteren iç denetim kayıtlarının tutulmaması
Süreç Yönetimi İçin Sıra
- Başvuru ve cevap tarihleri tek bir takvimde işaretlenir.
- Talep konusu veri kategorisi ve işleme amacı somut olarak yazılır.
- Veri sorumlusu tarafında ilgili birimlerden kayıt toplanarak cevap hazırlanır.
- İhlal iddiası varsa 5651 sayılı Kanun kapsamındaki içerik ve erişim boyutu ayrıca değerlendirilir.
- Kurul kararının tebliği halinde yargı yoluna ilişkin süre derhal takvime alınır.
Kurul Kararına Karşı Nereye Gidilir
Kurul kararlarına karşı yargı yolu idari yargıdır. İdari para cezalarına karşı başvurulacak merci konusunda mevzuatta değişiklikler yapıldığından, kararın tebliğ edildiği tarihte yürürlükte olan düzenlemenin ve kararın kendi içindeki yargı yolu bilgisinin mutlaka kontrol edilmesi gerekir. Bu bilgi kararın son kısmında yer alır ve süre hesabı buradan yapılır.
Yukarıdaki açıklamalar genel bilgilendirme niteliğindedir. Veri koruma mevzuatı sık güncellendiğinden, hem ilgili kişi hem veri sorumlusu bakımından işlem yapmadan önce güncel duruma göre hukuki değerlendirme alınması yerinde olur.